PUBLICAÇÃO 90305/01 - DECISÃO DE MESA
A MESA AUTORIZA a publicação do relatório da Comissão de Avaliação de Documentos, da Tabela de Temporalidade Documental Parcial da Câmara Municipal e do Parecer AT.2 nº 149/00, nos termos sugeridos pela Comissão.
A Comissão de Avaliação de Documentos, autorizada por despacho da Mesa Diretora, e com respaldo da Assessoria Técnico-Jurídica - AT.2, faz publicar relatório e "Tabela de Temporalidade Documental Parcial da Câmara Municipal de São Paulo", abrindo prazo de 30 dias para recebimento de sugestões, críticas e complementações aos prazos e à destinação dos documentos nela previstos .
RELATÓRIO N.º 7 DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Em setembro de 2000, a Comissão de Avaliação de Documentos encaminhou à Senhora Maria Cecília M. Oliveira, Assessora Técnica (Juri), minuta da Tabela de Temporalidade dos Documentos gerados no Departamento Técnico de Contabilidade para, na condição de membro da CAD, ratificar ou retificar os prazos sugeridos para guarda e prescrição dos referidos documentos.
Em fins de dezembro de 2000 a Senhora Maria Cecília M. Oliveira, juntamente com a Sra. Karen Lima Vieira, também Assessora Técnica (Juri) desta Casa, em parecer sobre a matéria, que vai aqui anexado, sugeriram a observância dos prazos previstos na Tabela de Temporalidade dos Documentos das Atividades-Meio da Administração Pública, definidos pelo CONARQ através da Resolução n. 4 de 1996. Para os documentos que não encontram semelhança com aqueles previstos na Tabela acima referida, os prazos foram definidos em conjunto com os funcionários do DT.1, que sugeriram prazos de guarda e de eliminação.
Assim, encaminhamos a presente Tabela para que, com a aprovação da Direção desta Casa, seja publicada no Diário Oficial do Município, de maneira a dar ampla publicidade da temporalidade e destinação dos documentos nela previstos, estabelecendo um prazo de 30 dias, período no qual a CAD receberá manifestações contributivas, como oferecimento de sugestões, críticas e complementações à Tabela.
Decorrido esse prazo, e consolidadas as sugestões porventura recebidas, a versão final da Tabela deverá ser aprovada pela Mesa Diretora e republicada em forma de Ato para que adquira caráter de cumprimento obrigatório.
Ressaltamos que, além da Tabela propriamente dita, é necessária a publicação de um texto explicativo, de forma a orientar a eliminação daqueles documentos ainda não encaminhados à Seção Técnica de Arquivo - DT.94 e que já cumpriram seus prazos de guarda e prescrição, bem como do parecer que vai anexo, subscrito pelas Assessoras Jurídicas mencionadas.
Cabe ainda observar que, para o estabelecimento de prazos de prescrição de documentos referentes à execução orçamentária, a CAD deparou-se com um problema relevante: os prazos prescricionais devem contar-se a partir da publicação do parecer prévio emitido pelo Tribunal de Contas do Município sobre as contas da Mesa da Câmara, ou a partir da aprovação desse mesmo parecer pelo Plenário desta Casa?
A Lei Orgânica do Município de São Paulo trata desta matéria nos seguintes dispositivos:
" Art.14 - Compete privativamente à Câmara Municipal:
.........................................................................................................
XII - tomar e julgar as contas do Prefeito, da Mesa da Câmara Municipal e do Tribunal de Contas do Município;
.........................................................................................................
" Art. 48 - O controle externo, a cargo da Câmara Municipal, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas do Município de São Paulo, ao qual compete:
I - apreciar as contas prestadas anualmente pelo Prefeito, pela Mesa da Câmara e pelo próprio Tribunal, mediante parecer prévio que deverá ser elaborado em 90 (noventa) dias, a contar da data de seu recebimento, que terá seu termo final em 31 de março de cada exercício;
.........................................................................................................
§ 6º - Decorrido o prazo de 60 (sessenta) dias, contados da data do recebimento do parecer prévio do Tribunal, sem que tenha havido deliberação, as contas referidas no inciso I serão incluídas na Ordem do Dia, sobrestando-se a deliberação quanto aos demais assuntos, até que se ultime a votação."
Contrariamente, conforme se observa de publicação havida no Diário Oficial do Município de 1º de julho de 1999, página 55, voto proferido pelo Conselheiro Antônio Carlos Caruso, quando da apreciação das contas desta Casa do exercício de 1998, faz referência à decisão proferida quando do exame das contas de 1996 e 1997, pela qual compete ao Tribunal de Contas do Município não somente apreciar as contas desta Casa mediante parecer opinativo, mas julgá-las. E aduz: "...o que se avalia nessa deliberação não é a atuação da Câmara, enquanto Poder, mas tão-somente a gestão administrativa de seu órgão diretivo, que é a Mesa".
As contas examinadas, com efeito, não são da Câmara, mas da Mesa, cujos membros enquadram-se na categoria dos administradores e responsáveis a que alude o art. 71, inciso II, da Constituição Federal, sujeitando-se, assim, ao julgamento pelas Cortes de Contas - conforme, aliás, entendimento assente pelo Supremo Tribunal Federal (ADIN 849-8-MT, DJU, 08/04/94)."
Por cautela, e em respeito à Lei Orgânica do Município de São Paulo, a CAD sugeriu que o prazo de eliminação de documentos sujeitos à apreciação pelo TCM ficasse condicionado ao julgamento, pela Câmara, do parecer prévio emitido pelo Tribunal.
Entretanto, é preciso alertar para o fato de que o Plenário desta Casa não tem, nos últimos exercícios, julgado o parecer emitido pelo Tribunal sobre as contas da Mesa. Desta forma, ficaria suspensa a eliminação documental, até o julgamento das contas.
Informamos, finalmente, que a CAD, enquanto aguardava esse trabalho de definição dos prazos, realizou o levantamento da produção documental dos Departamentos Técnicos de Pessoal e de Documentação e Informação, procedendo à análise dos fluxos e identificando a destinação final de todos os tipos documentais levantados. A tabulação desses dados e a elaboração da Tabela de Temporalidade desses documentos são as próximas tarefas da CAD.
Assim, sugerimos o seguinte texto para publicação no Diário Oficial do Município, seguido do parecer subscrito pelas Assessoras Técnicas acima referidas e da Tabela, propriamente dita:
"A Câmara Municipal de São Paulo, através da Comissão de Avaliação de Documentos - CAD, publica, nesta data, Tabela Parcial de Temporalidade dos Documentos da Atividade-Meio.
Resultado do levantamento de parte da produção documental desta Casa, a CAD vem implementando processo de avaliação de documentos objetivando:
I - reduzir a massa documental acumulada nos arquivos, sem prejuízo das informações;
II - determinar o ciclo de vida útil dos documentos, identificando os conjuntos a serem eliminados a curto, médio e longo prazo;
III - identificar os documentos a serem preservados em caráter permanente.
Para o estabelecimento dos prazos de guarda e destinação dos documentos, a CAD utilizou a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, consubstanciada na Resolução n. 4, de 28 de março de 1996, elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, órgão ligado ao Arquivo Nacional e integrante da estrutura do Ministério da Justiça.
Algumas adaptações foram feitas frente às peculiaridades dos documentos produzidos nesta Casa como, aliás, faculta aquela Resolução. A Comissão teve o cuidado, entretanto, de jamais diminuir os prazos de guarda ali sugeridos, tomando como base o parecer abaixo publicado.
Para elaboração da Tabela, a CAD levou em consideração a função para a qual o documento foi criado, reportando-se, para identificação dos prazos, aos valores primário e secundário.
O valor primário refere-se ao valor do documento para atender aos fins para os quais foi produzido. Refere-se ao período em que o documento se presta para o cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais. Neste caso, juntamente com os utilizadores dos documentos, definiu-se o prazo de guarda.
O valor secundário configura-se quando, esgotada sua vigência administrativa, o documento apresenta caráter probatório (quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição) ou caráter informativo (quando revela informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo e pesquisa).
Destinam-se à eliminação todos aqueles documentos que esgotaram sua função administrativa, cumpriram seus prazos legais e não apresentam interesse histórico e de informação.
Os prazos definidos para os processos foram estabelecidos em função do maior prazo prescricional do tipo documental integrante do processo. Assim, se em um processo há tipos documentais com prazos de guarda de 2 anos e outros com prazos de guarda que alcançam 10 anos, o processo todo terá prazo de guarda de 10 anos. Entretanto, vários dos tipos documentais que integram os processos possuem cópias ou vias. Estas estão listadas como tipos documentais que são, e foi-lhes atribuído prazo de guarda levando em consideração o uso que delas se faz administrativamente, após o que podem ser descartadas, muitas nas próprias unidades onde se encontram ao final do seu ciclo de vida.
Por outro lado há vários documentos que, embora integrantes de processos, não aparecem discriminados na Tabela, já que a via integrante do processo é única - não há cópias. Não há, portanto, como atribuir-lhes prazo individualizado de vigência, visto que observam o mesmo prazo da série "processo" que integram. Os documentos são os que seguem:
- Carta resposta do fornecedor;
- Certidão Negativa de Débitos do INSS;
- Contrato Social ou Certificado de Registro Cadastral;
- Certificado de Regularidade Fiscal do FGTS;
- Extratos de publicação no Diário Oficial do Município;
- Fatura;
- Memorandos diversos (informando vencimento de contrato ou solicitando convocação de empresas);
- Minutas de termos;
- Pesquisas de preço;
- Propostas de orçamento efetivadas por empresas;
- Protocolo de retirada de documentos entranhados nos processos;
- Requerimentos de pagamentos;
- Guias-recibo de recolhimento ou depósito;
- Memorandos solicitando verba ou publicação.
A Tabela é parcial, contemplando principalmente os documentos referentes à atividade desenvolvida pelo Departamento Técnico de Contabilidade mas abrange, também, documentos gerados pela rotina administrativa da Casa, como memorandos, ofícios, controles de ponto e requisições de material.
Nesses casos, o prazo de guarda e a destinação aqui estabelecidos valem para todos os documentos idênticos produzidos em outras unidades da Câmara.
A CAD fará publicar, proximamente, o complemento desta Tabela, com todos os documentos que ainda estão por ter sua destinação definida quando, então, será estabelecido o quadro de classificação geral.
A opção pela elaboração de tabela parcial deve-se à urgência em iniciar o processo de eliminação de documentos. A Câmara Municipal de São Paulo nunca contou com política de destinação de documentos e, atualmente, na Seção Técnica de Arquivo encontram-se documentos desde 1948 (há também documentos esparsos anteriores a essa data). Ressalte-se que, desde outubro de 1997, a Seção Técnica de Arquivo - DT.94 deixou de receber documentos para arquivar, em função de ter-se esgotado o espaço físico lá existente.
À Comissão de Avaliação de Documentos caberá, ainda, estabelecer políticas de preservação de amostragens de séries documentais destinadas à eliminação, e levará à consideração da Administração sugestão de microfilmagem de séries documentais que, embora consideradas não permanentes, devam ser custodiadas por prazos longos ou que sejam passíveis de consultas freqüentes.
Cabe ressaltar, ainda, que esta Comissão publicará, ao final do trabalho de avaliação dos documentos, o quadro geral de classificação, conforme recomenda o Conselho Nacional de Arquivos.
A Tabela aqui apresentada deverá ser republicada em 30 dias. Durante esse período, a CAD receberá manifestações contributivas, como oferecimento de sugestões, críticas e complementações à Tabela.
Somente então, mediante publicação de Ato da Mesa concedendo caráter oficial à Tabela, será possível procederem-se às eliminações nela previstas."
São Paulo, 27 de abril de 2001.
SÉRIE DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL TEMPO DE GUARDA NA UNIDADE TEMPO DE GUARDA NO DT.94 DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÕES
Processo de Compra 1 ano além do exercício 20 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM Eliminação Prazos dos processos fixados com fundamento na Resolução n. 4/96, do CONARQ c/c art. 177 do Código Civil
Processo de Contratação de Serviços 1 ano além do exercício 20 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM Eliminação
Processo de Adiantamento Administrativo 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM Eliminação
Processo de Desincorporação de Bens 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM Eliminação
Processo de Restituição de Valores 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM Eliminação
Processo de Publicações 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM Eliminação
Processo de Pensão Alimentícia 5 anos após o encerramento do processo 95 anos Eliminação
Mapa de Preços 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Nota de Cancelamento de Restos a Pagar 5 anos além do exercício 15 anos Eliminação
Nota de Empenho 1 ano além do exercício 5 anos após a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM Eliminação
Nota Fiscal (Fatura/Venda/Serviços) 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Recibo de Entrega da Nota de Empenho 1 ano além do exercício Eliminação na unidade
Requisição de Compras ou Serviços 1 ano além do exercício Eliminação na unidade
Termo Definitivo vigência de contrato +1ano Eliminação na unidade
Nota de Reversão 1 ano além do exercício. 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação -
Guia Recibo de Recolhimento ou Depósito 1 ano além do exercício. 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Autorização de Débito 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Cheque Interno 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação Após ir para a tesouraria volta para a escrituração - movimento de caixa.
Guia de Recolhimento da PMSP 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Guia de Depósito Bancário/DOC/COA 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Recibo de Consignação e Autorização de Retirada 1 ano além do exercício :5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Relatório de Levantamentos de Duodécimos 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Autorização de Débito 7 anos além do exercício Eliminação na unidade
Balancete 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Preservar
Balanço Trimestral 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Preservar
Balanço Geral 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Preservar
Bloco de Carga de Processo 5 anos além do exercício Eliminação na unidade Sugerimos que este prazo seja observado até a implantação do sistema informatizado.
Comunicado de Recebimento de Bens Patrimoniais 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Consignações em Folha (em forma de ofícios) 10 anos além do exercício Eliminação na unidade
Declaração de Vencimentos 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Livro Diário 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Preservar
DIRF-Declaração de Imposto de Renda da CMSP 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Extrato de Conta Corrente-CMSP até publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Eliminação -
l Ficha Cadastral (de bens patrimoniais) até publicação da aprovação pela CMSP do Parece do TCM 5 anos Eliminação
Ficha de Controle de Cota 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Ficha de Controle do Bem Patrimonial até publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Preservar
Ficha Financeira 5 anos além do exercício 95 anos Eliminação
Ficha de Conta Corrente 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Folha de Pagamento 5 anos além do exercício 95 anos Eliminação
Autorização de Crédito em Conta Corrente 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Formulário para Preenchimento de Diploma ou Título 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Guia de Recolhimento da PMSP 1ano além do exercicio 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Guia de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social - GFIP 5 anos além do exercício 95 anos Eliminação "A via que integra o ""Movimento de Caixa"" tem prazo menor: 1 ano além do exercício na unidade e 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM no DT.94 "
Guia de Recolhimento de INSS 5 anos além do exercício 95 anos Eliminação IDEM
Informe de Rendimento 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Protocolo de Entrega de Hollerith 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Procuração e Atestado de Vida 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Livro Banco com Aplicação Financeira 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Preservar
Livro Banco Conta Movimento 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Preservar
Livro Caixa 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Preservar
Livro Conta Cheque Emitido 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Livro Conta Corrente 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Livro de Controle de Adiantamento 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Eliminação
Livro de Desincorporação 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Preservar
Livro de Incorporação 1 ano além do exercício 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM. Preservar
Livro de Ponto até o encerramento 60 anos após o encerramento Eliminação
Livro Reserva de Verba até a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM Eliminação na unidade
Livro de Verba até a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Eliminação
Livro Razão até a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Eliminação
"Mapa de Controle de Verba Orçamentária
(Receita/Despesa)" até a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Eliminação
Mapa Sintético de Controle de Verba Orçamentária (orçamento) até a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Eliminação
Memorando 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Memorando Autorizativo a legislatura Eliminação na unidade Memos provenientes das unidades da casa autorizando servidores a assinar requisições de material. Ato 183/85 - art.4º, §2º
Memorando de Complemento de Nota de Empenho 5 anos além do exercício 95 anos Eliminação
Memorando Sobre Folha de Segurados 10 anos além do exercício Eliminação
Movimento de Caixa até a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Eliminação
Movimento Financeiro até a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Eliminação
Movimento Financeiro Analítico até a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Eliminação
Movimento Financeiro Sintético até a publicação da aprovação pela CMSP do Parecer do TCM 5 anos Eliminação
Nota de Recebimento (de bens patrimoniais) 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Nota de Anulação de Empenho 5 anos além do exercício 15 anos Eliminação
Nota de Aquisição 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Nota de Baixa 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Nota de Transferência de Bens 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Nota de Transferência para PMSP 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Ocorrência de Ponto das Unidades 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Ocorrência de Ponto 5 anos além do exercício 55 anos Eliminação Original recebido pelo Cont.5
Ofício(de vencimento de contrato e de atraso de pagamento) 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Ordem de Serviço 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Planilha de Lançamento Contábil e Listagem de Conferência 1 ano além do exercício Eliminação na unidade
Protocolo de Entrega ou Retirada de Amostra 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Recibo Interno 1 ano além do exercicio 5 anos após publicação da aprovação pela CMSP do parecer do TCM Eliminação
Registro da Despesa até publicação da aprovação pela CMSP do Parece do TCM 5 anos Eliminação
Relação Bancária de Pessoal 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
RAIS-Relatório Anual de Informação Social 5 anos além do exercício 95 anos Eliminação
Demostrativo dos Bens do Acervo Patrimonial da CMSP 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório dos Termos Contratuais 15 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relação de Despesas para o Tribunal 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relação de Despesas para Publicação 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relação de Salário de Contribuição 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório Relação de Adiantamentos Pagos 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório Analítico de Produto 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório Anual de Atividades 2 anos além do exercício Eliminação na unidade Esse prazo é dado para as cópias mantidas nas unidades da Casa. O original forma processo e será preservado no DT.94
Relatório Banco Conta Movimento 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório Conta Cheques Emitidos 5 anos além do exercício Eliminação na Unidade
Relatório Contábil do Almoxarifado 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório Contábil Financeiro 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório da Secretaria de Finanças 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório da Totalização 5 anos além do exercício 95 anos Eliminação na unidade
Relatório das Compras 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório de Caução 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório de Consignações 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório de Descontos em Folha 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório de Digitação de Lote 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório de Execução Orçamentária 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório de Levantamento de Duodécimos 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório de Restos a Pagar 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório de Tomada de Contas 2 anos além do exercício Eliminação da cópia na unidade
Relatório do Ativo Permanente 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório Geral das Unidades 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório Mensal Sintético por Grupo de Produto 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório Resumo das Consignações 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório-Resumo Diário do Livro Banco/Conta/Movimento 2 anos além do exercício Eliminação na unidade
Relatório de Aplicações Financeiras 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
Requisição de Material de Consumo "via de Cont.1: 10 anos além do exercício; via da unidade: 2 anos além do exercício" Eliminação na unidade
Requisição de Material Permanente "via de Cont.4: 10 anos além do exercício; via da unidade: 2 anos além do exercício" Eliminação na unidade
Suspenso 5 anos além do exercício Eliminação na unidade
AT.2 - Parecer nº 0149/2000
Processo: 0782/92 - Comissão de Avaliação de Documentos
Assunto: Tabela de Temporalidade do CAD - Comissão de Avaliação de Documentos
Senhor Assessor Chefe:
Foi solicitado pela CAD, Comissão de Avaliação de Documentos da Câmara, uma análise de uma proposta de Tabela de Temporalidade para Documentos do DT. 1, Departamento de Contabilidade.
A Tabela proposta, contém, entre outros, a unidade, a série documental, o tipo documental, o tempo de guarda dos documentos e a destinação final. Para estabelecer o tempo de guarda, a Comissão extraiu dados da Resolução do Conselho Nacional de Arquivos, da Tabela de Temporalidade Documental do Estado do Paraná, do Código Tributário Nacional, entre outras normas da legislação vigente.
Alguns dos prazos foram extraídos de dados de uma empresa particular denominada "Critéria Consultoria Temporalis", utilizada em empresas privadas.
O assunto é de grande complexidade, considerando a extensão de seus efeitos e das questões nele implicadas, devendo ser tratado com muita cautela. Para tanto, fez-se necessária a análise da legislação vigente sobre o assunto.
Das Diferenças Do Setor Público e Privado
Primeiramente, há que se fazer breves considerações a respeito das diferenças do Setor Público e Privado em relação a preservação de documentos, já que ambos o produzem.
A legislação brasileira, em vários momentos revela seu intuito de preservar o patrimônio cultural e histórico, em todas as suas formas de expressão.
Os documentos caracterizam-se por exteriorizar uma situação fática, que pode ou não ter repercussões jurídicas. Assim, podem revelar o cumprimento de uma obrigação, a existência de uma situação, entre outros e tem grande valor probatório.
Sob um olhar sociológico, histórico, político e antropológico, os documentos públicos são uma grande fonte de pesquisa, uma vez que sua análise revela as ligações, prioridades e forma de atuação do Estado.
Em relação à preservação dos documentos, os setores público e privado apresentam diferenças, oriundas, até, do ordenamento jurídico e dos valores e princípios por ele delineados.
No caso da iniciativa privada, os documentos são guardados para comprovar situações de fato, e, em alguns casos a guarda é exigida pela lei, quando esta estabelece prazos prescricionais com ônus da prova para o particular. Alguns podem guardá-lo por valor sentimental, mas o fazem por liberalidade.
No setor público, dado seu vínculo ao interesse público, as normas de direito público devem ser observadas.
A Administração Pública, por sua vez, está sujeita a toda uma legislação específica, fundada nos Princípios de Direito Público, no sentido de preservar sempre o interesse público. Entre eles, encontram-se os princípios da legalidade, publicidade e moralidade preconizados pelo artigo 37, da Constituição Federal.
Um dos princípios do Direito Público é o Princípio da Legalidade. Tal princípio implica em que a Administração Pública somente pode fazer o que a lei expressamente lhe autoriza, ao contrário da iniciativa privada, onde esta somente não pode fazer o que a lei lhe proíbe.
Há também o Princípio da Publicidade, que impõe a Administração Pública o ônus de publicar suas decisões e seus atos administrativos, com a finalidade de garantir outro princípio, o da Transparência, uma vez que a Administração deve atuar no sentido de prestar contas permanentemente ao povo que lhe incumbiu de representá-la.
No caso específico dos documentos públicos e sua preservação, esses princípios, principalmente o da publicidade, ocasionam uma exigência maior em relação a produção de documentos públicos, uma vez que somam-se a estes os exigidos pela iniciativa privada.
A preservação e eliminação de documentos, como todos os atos praticados pela administração pública estão submetidas a lei, dentro das competências estabelecidas pela Constituição Federal, por força do Princípio da Legalidade.
Da Legislação sobre a matéria
Inicialmente, é necessário invocar a Constituição Federal.
No artigo 23, inciso III, a Carta atribui aos entes federados, União, Estados, Distrito Federal e Municípios, a competência comum para "proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos."
No artigo 24, inciso VII, no entanto, ao tratar da competência para legislar sobre a matéria, a mesma Constituição a atribui à União, aos Estados e ao Distrito Federal. Diante disso, o Município poderá dispor sobre a matéria dentro dos limites do interesse local e das normas gerais editadas pela União.
Da Lei Federal 8.159/91
Assim é que a Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, veio regular a matéria, dispondo sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Para equacionar a questão em apreço, é necessário que se faça uma análise desta lei.
O artigo 2º da lei, dispõe que "consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos."
O artigo 3º, dispõe que "considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente."
A mesma lei identifica os tipos de documentos como correntes, que são os de consulta freqüente, intermediários, os que não sendo de uso freqüente, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente, por razões de interesse administrativo, e os permanentes, que são de valor histórico, probatório e informativo a serem definitivamente preservados e são inalienáveis e imprescritíveis.
No artigo 9º, a lei estabelece que a "eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência."
O § 4º, do artigo 17, estabelece que são Arquivos Municipais, o do Poder Executivo e o do Poder Legislativo.
Em relação à eliminação de documentos, o artigo 21, dispõe que "legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei."
Finalmente, o artigo 26 cria o Conselho Nacional de Arquivos, para definir a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR
O SINAR, por sua vez, inclui os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
Legislação Municipal
No âmbito do Município, a Lei Municipal 8.777/78, dispõe sobre normas para o ordenamento de processos na Prefeitura, e nos artigos 14 e 16, determina que esta Lei será regulamentada por Decreto estabelecendo critérios e regras para arquivamento de processos. Surgiram daí o Decreto 28.656, de 09 de maio de 1990, que estabelece mecanismos necessários à implantação de processo de avaliação de documentos públicos municipais e o Decreto 29.745, de 14 de maio de 1991, que estabelece normas de avaliação e destinação para os documentos da Administração Pública do Município.
No entanto, há que se ressaltar que a finalidade do Decreto é a de regulamentar a lei, não podendo extrapolar seus limites, e no caso, a Lei abrange somente os processos da Prefeitura, ou seja, do Poder Executivo. Além disso, aplica-se somente ao Poder Executivo, não podendo ser estendido ao Poder Legislativo em função do Princípio da Independência e Harmonia entre os Poderes.
No âmbito do Poder Legislativo, há os Atos 413/92 e 512/94, regulamentando a CAD, Comissão de Avaliação de Documentos, incumbido de estabelecer os critérios, destinação e custódia dos documentos oriundos da Câmara Municipal de São Paulo.
Da Resolução do CONARQ e sua aplicação
Em decorrência da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, elaborou a Resolução nº 04 de 28 de março de 1996.
Tal resolução dispõe sobre o "Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativo às Atividades-Meio da Administração Pública".
Conforme se depreende da análise conjunta de toda a legislação relativa à matéria, verifica-se que os arquivos são regidos pela Lei 8.159/91 e que os arquivos municipais, do Poder Executivo e Legislativo, pertencem ao SINAR, Sistema Nacional de Arquivos, conforme o Decreto Federal 1.173/94. Este Sistema Nacional de Arquivos tem como órgão central o CONARQ, foi criado pela já mencionada Lei.
O CONARQ, ao elaborar a Resolução, propõe um modelo a ser adotado por todos os órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, o que inclui os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. Abre, no entanto, no artigo 1º, § 1º, a possibilidade de que as entidades que adotarem a Tabela façam as adaptações necessárias para a sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos.
Face a todo o exposto, sugere-se que a Comissão de Avaliação de Documentos utilize o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, estabelecido pela Resolução nº 04, de 28 de março de 1996, adotando, inclusive, a Tabela de Temporalidade Documental, procedendo as adaptações que julgar necessárias, nos termos do § 1º, artigo 1º, da mencionada resolução.
A adoção da Resolução nº 04, de 28 de março de 1996, do Conselho Nacional de Arquivos, encontra respaldo jurídico na Constituição Federal, artigos 23, inciso III; 24, inciso VII; Lei Federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991, Decreto nº 1173, de 29 de junho de 1994.
Ressalta-se, no entanto, que há a necessidade de que a adoção seja feita através de um Ato da Mesa, para a formalização de sua adoção.
Esse é o parecer, s.m.j. que submeto a apreciação superior.
São Paulo, 05 de dezembro de 2000.
KAREN LIMA VIEIRA
Assessor Técnico II (Juri)
DIRETORIA GERAL
PORTARIA 21072/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Chefe da Subsecretaria Parlamentar, referência DAS-14, ONELY APARECIDA PINTO, 31ª SSP, registro 21766.
PORTARIA 21073/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Secretário Parlamentar, referência DAS-13, GILBERT HIKARU MIMURA, 52ª SSP, do Gabinete do 1º Suplente da Mesa, registro 25252.
PORTARIA 21074/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Secretário Assistente III, referência DAS-13, MAXIMILIEN CHARLES ANDRE DIAS LAPORTE, 10ª SSP, registro 25322.
PORTARIA 21075/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Secretário Assistente II, referência DAS-11, MIGUEL DOS REIS TOALHAR, 52ª SSP, do Gabinete do 1º Suplente da Mesa, registro 23123.
PORTARIA 21076/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Secretário Assistente II, referência DAS-11, TEREZINHA MARTINS, 31ª SSP, registro 22197.
PORTARIA 21077/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Secretário Assistente I, referência DAS-11, DOUGLAS HSIAO, 52ª SSP, do Gabinete do 1º Suplente da Mesa, registro 25243.
PORTARIA 21078/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Subsecretário Assistente, referência DAI-7, JOSÉ ROBERTO GOMES, 52ª SSP, Gabinete do 1º Suplente da Mesa, registro 25208.
PORTARIA 21079/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Subsecretário Assistente, referência DAI-7, LI WING KAY, 52ª SSP, Gabinete do 1º Suplente da Mesa, registro 25235.
PORTARIA 21080/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Assistente de Gabinete de Subsecretaria, referência DAI-3, JOHNSON SHIN TARO OKANISHI FUKUYA, 52ª SSP, Gabinete do 1º Suplente da Mesa, registro 25284.
PORTARIA 21081/01
EXONERANDO, a pedido, do cargo de Auxiliar de Gabinete de Subsecretaria, referência DAI-2, SERGIO STEFANELLI GOMES, 52ª SSP, Gabinete do 1º Suplente da Mesa, registro 25268.
PORTARIA 21082/01
NOMEANDO ONELY APARECIDA PINTO para exercer, em comissão, o cargo de Chefe de Gabinete, referência DAS-14, no Gabinete da Liderança do Prefeito, 31ª SSP, (I-PP).
PORTARIA 21083/01
NOMEANDO TEREZINHA MARTINS para exercer, em comissão, o cargo de Chefe da Subsecretaria Parlamentar, referência DAS-14, na 31ª SSP, (I-PP)
PORTARIA 21084/01
NOMEANDO LI WING KAY para exercer, em comissão, o cargo de Secretário Parlamentar, referência DAS-13, na 52ª SSP, no Gabinete do 1º Suplente da Mesa, (III-PP).
PORTARIA 21085/01
NOMEANDO SANDRA MARIA HAMMEN para exercer, em comissão, o cargo de Secretário Assistente III, referência DAS-13, na 10ª SSP, (III-PP).
PORTARIA 21086/01
NOMEANDO DÁCIO ANCHIETA E SILVA para exercer, em comissão, o cargo de Secretário Assistente II, referência DAS-11, na 52ª SSP, no Gabinete do 1º Suplente da Mesa, (III-PP).
PORTARIA 21087/01
NOMEANDO TARCILIO FAGUNDES SANTOS FILHO para exercer, em comissão, o cargo de Secretário Assistente II, referência DAS-11, na 31ª SSP, (III-PP).
PORTARIA 21088/01
NOMEANDO JOSÉ ROBERTO GOMES para exercer, em comissão, o cargo de Secretário Assistente I, referência DAS-11, na 52ª SSP, no Gabinete do 1ª Suplente da Mesa, (III-PP).
PORTARIA 21089/01
NOMEANDO GILBERT HIKARU MIMURA para exercer, em comissão, o cargo de Subsecretário Assistente, referência DAI-7, na 52ª SSP, no Gabinete do 1º Suplente da Mesa, (III-PP).
PORTARIA 21090/01
NOMEANDO MIGUEL DOS REIS TOALHAR para exercer, em comissão, o cargo de Subsecretário Assistente, referência DAI-7, na 52ª SSP, no Gabinete do 1º Suplente da Mesa, (III-PP).
PORTARIA 21091/01
NOMEANDO DOUGLAS HSIAO para exercer, em comissão, o cargo de Assistente de Gabinete de Subsecretaria, referência DAI-3, na 52ª SSP, Gabinete do 1º Suplente da Mesa(III-PP).
PORTARIA 21092/01
NOMEANDO EDVALDO RODRIGUES DOS SANTOS para exercer, em comissão, o cargo de Auxiliar de Gabinete de Subsecretaria, referência DAI-2, na 52ª SSP, Gabinete do 1º Suplente da Mesa, (III-PP).
CONVERSÃO EM PECUNIA DE FÉRIAS NÃO GOZADAS
Fabiana Nanya Brizzante Cintra - Proc. 886/01
Com base nas informações processadas, DEFIRO o pagamento à requerente, observadas a disponibilidade de verba e as cautelas legais.
CÓPIA XEROGRÁFICA
Fátima Miranda Nunes de Castro - Procs. 122/01 e 1011/00
AUTORIZO a expedição das cópias xerográficas requeridas pela servidora, uma vez pagos os emolumentos legais, nos termos do § 1º do art. 1º do Ato 332/90, com a redação que lhe foi dada pelo § 1º do art. 1º do Ato 665/99, ficando à disposição do interessado, pelo prazo de 30 (trinta) dias no Departamento do Pessoal, após o qual será arquivado.
DEPARTAMENTO DO PESSOAL
CÓPIA XEROGRÁFICA
Florisvaldo Lima dos Santos - Proc. 28/01
Deferido. As cópias xerográficas requeridas ficarão à disposição do interessado, uma vez pagos os emolumentos legais antecipadamente, no Departamento do Pessoal, pelo prazo de 30 (trinta) dias.
ASSESSORIA TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS
COMUNICADO DE CURSOS
A Assessoria Técnica de Recursos Humanos da Câmara Municipal de São Paulo comunica que está realizando, no período de 03 a 09/05/01, pré-inscrição para os seguintes cursos, promovidos através de convênio com a FUNDAÇÃO ARMANDO ÁLVARES PENTEADO - FAAP:
1) GERENTE DE CIDADE - Pós-graduação lato sensu
a) Valor do curso: 14 parcelas de R$ 350,00;
b) Previsão de início: 21/05/2001, às 2ªs e 5ªs feiras, das 18:30 às 21:30h.
2) GERENCIAMENTO MUNICIPAL - aperfeiçoamento profissional
a) Valor do curso: 12 parcelas de R$ 235,00;
b) Previsão de início: 22/05/2001, às 3ªs feiras, das 9:00 às 13:00h.
Poderão ser pré-inscritos somente funcionários da CMSP e do Tribunal de Contas do Município, das 14 às 19h., sala 1318, 13º andar. Informações: ramal 2419.
