PORTARIA SMS Nº 877/2016

Considerando o princípio da eficiência que orienta a Administração Pública;

Considerando que é de interesse dos fornecedores da Secretaria da Saúde o recebimento de notas de empenho e ordens de fornecimento por via eletrônica; e

Considerando a necessidade de padronização dos atos contratuais e de adimplemento por parte da Secretaria Municipal da Saúde;

O Secretário Municipal da Saúde, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei, determina:

Art. 1º Esta portaria trata do processo de aquisição de suprimentos para a Secretaria Municipal da Saúde por meio de Ata de Registro de Preços.

Art. 2º Para fins desta Portaria são adotadas as seguintes nomenclaturas:

I – Pesquisa: setor de pesquisa de preço, integrante da Divisão Técnica de Suprimentos;

II – GTC: Grupo Técnico de Compras, setor integrante da Divisão Técnica de Suprimentos;

III – Diretoria: órgão de direção da Divisão Técnica de Suprimentos;

IV – CFO: Coordenadoria Financeira e Orçamentária da Secretaria Municipal da Saúde;

V – Setor de Publicações: órgão da Secretaria Municipal da Saúde responsável pela publicação de atos no Diário Oficial da Cidade de São Paulo;

VI – Setor de Atas: setor responsável pela gestão de atas, integrante da Divisão Técnica de Suprimentos;

VII – ARP: ata de registro de preços;

VIII – DOC: Diário Oficial da Cidade de São Paulo;

IX - CDMEC – Central de Distribuição de Medicamentos e Correlatos: almoxarifado central de medicamentos e materiais.

X – Área Técnica: área da Secretaria Municipal de Saúde responsável pela inclusão de um determinado item na lista de compras de suprimentos.

Art. 3º Nos processos de aquisição por meio de ARP, as respectivas Ordens de Fornecimento, Notas de Empenho e documentos equivalentes serão emitidos e enviados por meio eletrônico aos fornecedores contratados pela pasta.

§1º Os fornecedores são responsáveis por garantir as condições necessárias para recebimento por meio eletrônico dos documentos mencionados no caput deste artigo.

§2º A Diretoria de Suprimentos, ou área indicada por esta, deve manter atualizada lista com os endereços eletrônicos dos fornecedores para envio de documentos.

 §3º O envio dos documentos mencionados no caput deste artigo deve ser feito até o dia útil seguinte à recepção pela Diretoria do processo contendo as páginas publicadas no DOC.

 §4º O fornecedor terá 10 dias uteis para entrega do item adquirido a partir da data do envio da Ordem de Fornecimento por meio eletrônico.

 §5º O descumprimento do prazo estipulado nos moldes do parágrafo anterior dará ensejo à aplicação das multas contratualmente previstas.

Art. 4º O procedimento para aquisição de produtos por meio de ARP se dará da seguinte forma:

§1º Após analisar o estoque na rede e no almoxarifado central, o GTC iniciará novo processo de compra de determinado item.

I - O processo de compra de um item deve ser iniciado com a antecedência necessária para evitar o desabastecimento das unidades de saúde do município;

II - Constatado o desabastecimento ou o risco de falta de um determinado item, a decisão pela não abertura de requisição de compra deve ser devidamente justificada, documentada e comunicada à Diretoria;

III - Caso o item não possua ARP vigente, o GTC deve dar início a um novo processo de licitação ou de compra emergencial, se houver risco de desabastecimento das unidades de saúde do município;

IV – Em caso de recebimento de pedido de aquisição de algum item que não esteja na lista de compras de suprimentos, a Diretoria deve encaminhar a solicitação para avaliação das Áreas Técnicas.

§2º O GTC definirá o quantitativo da requisição de compra;

I – A quantidade definida para compra deve ser suficiente para manter as unidades de saúde do município abastecidas;

II – Caso quantitativo registrado na ARP não seja suficiente para atender à demanda prevista para o item, o GTC deve informar à Diretoria, que fará uma consulta à Área Técnica responsável; III – A Área Técnica responsável avaliará a necessidade de abertura de uma nova ARP, com previsão de consumo maior, ou de adoção de outras medidas para garantir o abastecimento, como a compra de produto substituto ou uma compra emergencial.

IV – Verificada qualquer alteração no consumo médio efetivo das unidades de saúde do município, a falta de ação para garantir a quantidade necessária ao atendimento da demanda deve ser devidamente justificada, documentada e comunicada à Diretoria..

§3º Definida a quantidade, o GTC deve abrir a requisição de compra e avaliar a validade da pesquisa de preços do item em questão.

I – Caso a pesquisa de preços esteja válida, o GTC deve anexá-la ao processo;

II - Caso a pesquisa de preços da ARP tenha perdido a validade, o GTC deve solicitar à área de Pesquisa a realização de um novo levantamento;

III – Se o preço da nova pesquisa for maior que o da ARP, o GTC deve dar prosseguimento ao processo;

IV - Se o preço da nova pesquisa for menor que o da ARP, o GTC deve acionar o Setor de Atas, que deve entrar em contato com o fornecedor, a fim de negociar a revisão do preço;

V - Não havendo objeção do fornecedor ao novo preço, o processo seguirá à Diretoria, que anexará a nova pesquisa ao processo e o enviará à CFO para reserva de recursos.

VI – Havendo objeção do fornecedor ao novo preço, a ARP deve ser cancelada, e uma nova ARP deve ser aberta para o item.

VII – Na situação prevista no item anterior, devem ser consideradas também alternativas para garantir o abastecimento, como a compra de produto substituto ou compra emergencial.

§4º O GTC solicitará ao fornecedor a atualização da documentação exigida pela ARP e a anexará ao processo.

I – O fornecedor deve atualizar a documentação em tempo hábil para emissão da Nota de Empenho por CFO;

II – A requisição de compra e a ARP poderão ser canceladas e o fornecedor penalizado, em caso de demora na atualização da documentação ou na regularização de qualquer situação impeditiva à realização da compra e que coloque em risco o abastecimento das unidades de saúde do município;

III – A partir do envio pelo GTC de notificação formal, por meio eletrônico, informando a possibilidade de cancelamento da requisição de compra e da ARP, o fornecedor terá dois dias úteis para atendimento do exigido no inciso II deste parágrafo.

§5º CFO receberá o processo e procederá à reserva dos valores suficientes para a aquisição, instruindo o processo com a referente nota de reserva e remetendo-o de volta à Diretoria.

§6º A Diretoria procederá à emissão do Despacho Autorizatório e enviará o processo novamente à CFO.

I – O Despacho Autorizatório deve ser emitido conforme o modelo apresentado no Anexo I desta Portaria.

§7º CFO procederá à emissão da nota de empenho, com seu respectivo referenciamento no sistema eletrônico e, após, remeterá o processo ao setor de publicações;

I - A nota de empenho deve ser emitida somente se a documentação exigida do fornecedor estiver regularizada;

§8º O setor de Publicações publicará a Nota de Empenho e o Despacho Autorizatório no DOC, remetendo o processo, posteriormente, ao GTC.

I - Após a publicação, a página do DOC deverá ser anexada ao processo;

§9º GTC receberá o processo e, tempestivamente, remeterá a ordem de fornecimento conjuntamente com a nota de empenho, por meio eletrônico, ao fornecedor.

I – Após a recepção da Ordem de Fornecimento preenchida pelo fornecedor, o processo de compra deve ser enviado ao CDMEC, que procederá ao agendamento da entrega;

II – O CDMEC será responsável pelo recebimento do produto, pela cobrança do fornecedor em caso de atrasos, bem como pela notificação à Diretoria em caso de quaisquer irregularidades quantitativas, qualitativas ou temporais.

§10º A Diretoria deve monitorar o agendamento e a entrega, aplicando as penalidades necessárias em caso de falta de entrega no prazo regular ou em caso de entrega fora das especificações contratadas.

I – Após aplicação da pena ao fornecedor, a Diretoria deverá avaliar a conveniência e a oportunidade em relação ao cancelamento da ARP, bem como a necessidade de abertura de nova licitação ou procedimento para compra emergencial, se houver risco de desabastecimento das unidades de saúde do município;

II – A ausência de penalidade ao fornecedor e o não cancelamento da ata vigente devem ser devidamente justificadas e documentadas no processo, pela Diretoria;

§11º Realizada a entrega pelo Fornecedor, o CDMEC deve enviar o processo à CFO que procederá à liquidação da compra.

§12º A Diretoria de Suprimentos é responsável pela gestão do fluxo e dos procedimentos descritos neste artigo.

Art. 5º A não observância das regras e procedimentos definidos nesta portaria ensejará a abertura de processo administrativo para apuração de responsabilidade funcional.

Art. 6º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se todas as disposições em contrário.