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PORTARIA SECRETARIA MUNICIPAL DE GESTÃO - SMG Nº 46 de 20 de Abril de 2017

Estabelece os procedimentos para eliminação e transferência de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal.

Portaria nº 46/SMG/2017

Estabelece os procedimentos para eliminação e transferência de documentos no âmbito da Administração Pública Municipal.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE GESTÃO, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Artigo 1º - A presente Portaria estabelece os procedimentos para eliminação e transferência dos documentos produzidos e recebidos pela Administração Pública Municipal no exercício de suas funções e atividades.

Artigo 2º - Para efeitos do disposto nesta Portaria, considera-se:

I – amostragem documental – fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado para aguarda permanente por meio de critérios qualitativos e quantitativos;

II – arquivo corrente – conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração;

III – arquivo intermediário – conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação (eliminação ou guarda permanente);

IV – arquivo permanente – conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor;

V – avaliação documental – processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação;

VI – documento de arquivo – registro de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzido, recebido ou acumulado por órgão ou entidade da Administração Pública Municipal;

VII – eliminação – destruição de documentos que na avaliação foram considerados sem valor permanente, por meio de fragmentação manual ou mecânica;

VIII – recolhimento:

1. entrada de documentos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida;

2. operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente;

IX – transferência – passagem de documentos públicos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Artigo 3º - Só poderão ser eliminados documentos que constem das tabelas de temporalidade homologadas pela Secretaria Municipal de Gestão e que tenham cumprido os prazos nelas previstos.

Artigo 4º - Os documentos sem valor para guarda permanente serão eliminados em conformidade com a legislação vigente e de acordo com o procedimento que segue:

I – será autuado processo eletrônico pelo órgão ou entidade custodiadora no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, sob a classificação “Eliminação de documentos de arquivo”, contendo:

1. Relação de Eliminação de Documentos conforme modelo constante do Anexo I desta Portaria;

2. minuta de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, conforme Anexo II;

3. justificativa para o descarte, elaborada com observância da legislação de regência, em especial dos prazos de guarda previstos nas tabelas de temporalidade vigentes;

II – remessa do processo eletrônico ao titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, para apreciação e deliberação quanto à autorização da eliminação dos documentos e aprovação do edital;

III – remessa do arquivo digital da Relação de Eliminação de Documentos à Coordenadoria de Gestão de Documentos Públicos da Secretaria Municipal de Gestão para sua disponibilização, na íntegra, no sítio eletrônico: http://www.prefeitura.sp.gov.br/processos/, objetivando possibilitar sua ampla consulta;

IV – publicação de Edital de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da Cidade, seguindo modelo constante do Anexo II desta Portaria;

V – encaminhar para fragmentação manual ou mecânica os documentos públicos sem valor para guarda permanente, depois de decorrido o prazo de publicidade descrito no §1º deste artigo e se não houver nenhuma manifestação em contrário;

VI - elaborar, no ato da eliminação, Termo de Eliminação de Documentos, conforme modelo constante do Anexo III desta Portaria, e encaminhar cópia à Secretaria Municipal de Gestão para o controle da informação e consolidação de dados;

§ 1º - O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos deverá consignar um prazo de 30 (trinta) dias, contados da publicação do aviso no Diário Oficial da Cidade, para possíveis manifestações em contrário ou, quando for o caso, requerer o desentranhamento ou cópias de peças.

§ 2º - A eliminação dos documentos deverá, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.

Artigo 5º - As manifestações contrárias à eliminação de documentos deverão ser dirigidas ao titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, e apresentadas no prazo previsto no artigo 4º, §1º, contendo os fundamentos de fato e/ou de direito do pedido.

§ 1º - Não havendo deliberação acerca da manifestação até o encerramento do prazo estipulado no artigo 4º, §1º, a eliminação do documento objeto do questionamento será interrompida, por cautela, até decisão final, prosseguindo no descarte dos demais.

§ 2º - O titular do órgão ou entidade custodiadora, ou autoridade delegada, poderá consultar a Secretaria Municipal de Gestão para avaliar o teor da manifestação contrária.

Artigo 6º - Os processos administrativos encerrados serão transferidos ao Arquivo Municipal de Processos da Secretaria Municipal de Gestão para cumprirem os prazos de guarda intermediária definidos nas tabelas de temporalidade, sendo que os demais tipos documentais deverão ser custodiados nos órgãos ou entidades produtoras ou acumuladoras até eliminação ou recolhimento ao Arquivo Histórico Municipal.

§ 1º - Os processos serão transferidos conforme cronograma definido pelo Arquivo Municipal de Processos e deverão estar organizados e acompanhados da Relação de Processos Encaminhados, emitida pelo Sistema Municipal de Processos – SIMPROC, em conformidade com o disposto no Decreto nº 51.714/2010;

§ 2º - Formalizada a transferência, dar-se-á a incorporação dos processos ao Arquivo Municipal de Processos, devendo constar de seus instrumentos de controle e pesquisa;

§ 3º - O Arquivo Municipal de Processos acompanhará o cumprimento dos prazos de guarda dos processos transferidos para efetuar a sua destinação final, em conformidade com as tabelas de temporalidade vigentes.

Artigo 7º – Os documentos de valor probatório, histórico ou cultural, destinados à guarda permanente, serão recolhidos para o Arquivo Histórico Municipal, nos prazos definidos nas tabelas de temporalidade vigentes, conforme procedimento definido pela Secretaria Municipal de Cultura.

Artigo 8º – Ao Arquivo Municipal de Processos e ao Arquivo Histórico Municipal caberão decidir sobre a conveniência e a oportunidade de transferências e recolhimentos de documentos a seus respectivos acervos.

Artigo 9º – Os documentos de guarda permanente não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados pelo próprio órgão produtor ou recolhidos ao Arquivo Histórico Municipal;

Artigo 10 - Para a elaboração de Relações e Termos de Eliminação e Transferência, dever-se-á realizar a mensuração do acervo de acordo com as seguintes técnicas:

I – multiplicar o número total de caixas arquivo de tamanho padrão por 0,14 para efetuar a conversão para metros lineares;

II – para mensurar os documentos armazenados em estantes na posição vertical, medir o comprimento da prateleira ocupada e multiplicar pelo número de prateleiras da estante, desprezando os espaços vazios;

III – para mensurar documentos empilhados em estantes na posição horizontal, medir e somar as alturas das pilhas de documentos;

IV – para mensurar documentos armazenados em arquivos ou fichários de aço, medir a profundidade da gaveta e multiplicar pelo número de gavetas do arquivo ou fichário;

V- para mensurar documentos empacotados, amarrados ou amontoados, multiplicar a altura pela largura e pelo comprimento para obter o volume de documentos em metros cúbicos e multiplicar esse total por 12 (doze) para efetuar a conversão para metros lineares.

Artigo 11 – Os procedimentos que orientam a eliminação, a transferência e o recolhimento de documentos deverão ser observados pelos órgãos ou entidades produtores e custodiadores de documentos de arquivo em fases corrente e intermediária.

Artigo 12 – Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente.

Artigo 13 – Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial da Cidade de São Paulo