PORTARIA 23/11 - SEME

FRANCISCO CARLOS DADA, Secretário Municipal Substituto de Esportes, Lazer e Recreação, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei: RESOLVE:

1. Instituir na Secretaria Municipal de Esportes, Lazer e Recreação o MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA EFETIVAÇÃO DE CONVÊNIOS, anexo ao presente

2. A presente Portaria entrará em vigor no dia 01 de maio de 2011, revogadas as disposições em contrário, em especial, a Portaria n° 42/SEME-G/2009, de 31/12/2009.

ANEXO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA EFETIVAÇÃO DE CONVÊNIOS

Fundamentação legal: Art. 116 da Lei 8.666/93, Dec. Mun. 48.266/2007 e Portaria 015 / SEME – G / 2009

1.1 - Convênio:

Acordo, ajuste ou qualquer outro instrumento que discipline a transferência de recursos financeiros de dotações consignadas no orçamento municipal e que tenha como partícipe de um lado, Órgão ou Entidade da Administração Pública Municipal, Direta ou Indireta, e de outro lado, Órgão ou Entidade da Administração Pública Direta ou Indireta de qualquer esfera de Governo, ou Entidades Privadas, visando à execução de Programa de Governo, envolvendo a realização de projetos, atividades, serviços, aquisição de bens de consumo ou realizar eventos de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação;

1.2 - Concedente:

Órgão da administração pública municipal direta ou indireta, responsável pela transferência dos recursos financeiros destinados à execução do objeto do convênio.

1.3 - Convenente:

Órgão da administração pública direta ou indireta de qualquer esfera de governo, bem como, entidade privada, com o qual, a administração municipal pactua a execução de programa, projeto, atividade e evento, mediante a celebração de convênio.

1.4 - Contrapartida:

Para formalizar o convênio com a PMSP/SEME, a Convenente deverá oferecer a titulo de contrapartida, percentual sobre o repasse total do Convênio, em valor igual ou superior ao limite estabelecido nos itens “I” e “II”, escolhendo uma das opções abaixo (“a”, “b”, “c” ou “d”), devendo constar no seu plano de trabalho, qual a contrapartida a ser oferecida, podendo esta contrapartida se dar por meio de recursos financeiros, ou ainda, por meio de serviços, de bens patrimoniais ou de eventos, devendo para as opções “b” e “d”, ser economicamente mensuráveis e constar no respectivo Termo de Convênio, cláusula que indique qual será a opção de contrapartida oferecida, o seu respectivo valor e a sua forma de aferição, devendo utilizar um dos percentuais abaixo:

I – 02,00 % (dois por cento), sobre o valor total do repasse, quando tratar-se de Convênios, cuja proposta seja de iniciativa da SEME;

II – No mínimo de 10,00 % (dez por cento), sobre o valor total do repasse, quando tratar-se de Convênios propostos por Organização Não Governamental - ONG, sem fins lucrativos, através de parceria com a SEME.

1.4.1 - A Contrapartida prevista no item 1.4. “I” e “II” acima poderá ser aplicada numa das seguintes opções:

a) Financeira: a contrapartida será depositada na conta corrente especificamente aberta para o Convênio e deverá ser apresentada na prestação de contas mensal, através de documentos fiscais legais, com a comprovação das despesas de acordo com o previsto no objeto do convênio;

b) De serviços: de administração, de acompanhamento e de coordenação técnica, de utilização de área ou materiais de sua propriedade, ou ainda, outras despesas que forem necessárias para a execução do convênio, devendo a opção de contrapartida informada, ser aprovada pelo Interlocutor responsável pelo aceite técnico e constar no plano de trabalho e respectivo Termo de Convênio, a cláusula que indique a forma de aferição desta contrapartida e estar de acordo com o objeto do Convênio;

c) Fornecimento de bens patrimoniais: deverão ser aprovados previamente pelo Interlocutor responsável pelo aceite técnico, devendo constar o detalhamento no plano de trabalho para uso no objeto do convênio, juntando os documentos fiscais e legais respectivos, com o valor total destes bens patrimoniais. Após a prestação de contas, deverão os mesmos ser repassados a SEME, através de documento de doação ao término da vigência do Termo de Convênio;

d) Eventos esportivos: deverão ser aprovados previamente pelo Interlocutor responsável pelo aceite técnico, devendo constar no plano de trabalho e no respectivo Termo de Convênio qual será o tipo de evento, juntando na prestação de contas desta contrapartida, o relatório circunstanciado, acompanhado de fotos, recortes de jornais e de revistas ou de outros meios de comunicação, que comprovem a cobertura do evento, devendo o mesmo ser mensurado no valor de mercado e ser relacionado ao objeto do evento;

1.5 - DA FORMALIZAÇÃO:

1.5.1 - Prazo para apresentação dos projetos aos Departamentos e Gabinete:

- Os interessados deverão apresentar seus projetos detalhados (plano de trabalho) e documentação, conforme item 1.5.2 desta Portaria, para análise da SEME/CGPO, preferencialmente, nos seguintes prazos, sob pena de indeferimento:

• Projetos para realização de eventos no 1º semestre de cada ano: até 15 de Novembro do ano anterior, na SEME – Coordenadoria de Gestão de Parcerias e Organizações Sociais – CGPO, Núcleo de Contratação de serviços – NCS devendo obedecer ao prazo mínimo de 90 dias antes da data de execução do evento.

• Projetos para realização de eventos no 2º semestre de cada ano: até o dia 15 de Maio do ano vigente, na SEME – Coordenadoria de Gestão de Parcerias e Organizações Sociais – CGPO, Núcleo de Contratação de serviços – NCS devendo obedecer ao prazo mínimo de 90 dias antes da data de execução do evento.

1.5.1.1 – Para fins de repasse de valores, os Convênios se subdividem em:

- Parcela Única que será repassada para a Entidade Convenente em até 30 (trinta) dias da execução do Convênio, desde que aprovada a sua prestação de contas.

- Em duas parcelas sendo uma primeira parcela imediata no valor correspondente até 40 % (quarenta por cento) do valor total do repasse e a segunda parcela em até 30 (trinta) dias da execução do Convênio, desde que aprovada a sua prestação de contas.

- Em três ou mais parcelas, a primeira parcela será imediata e as demais serão repassadas de acordo com o cronograma de desembolso financeiro mensal, apresentado e aprovado, no plano de trabalho.

IMPORTANTE: A não observância dos prazos supracitados implicará na inviabilidade de apoio desta Pasta aos projetos apresentados.

1.5.2 - Para Cadastro das Entidades junto a SEME deverão ser juntados, no mínimo, os seguintes documentos:

1.5.2.1. Cópia do Estatuto Social atualizado, devidamente registrado em Cartório;

1.5.2.2. Ata de eleição da Diretoria, atualizada e registrada em Cartório;

1.5.2.3. Relação nominal dos dirigentes com cópia do CPF, caso não conste na Ata;

1.5.2.4. Apresentação de certidões de regularidade fiscal e de tributos Municipais da Prefeitura da Sede ou Filial da Proponente e declaração de que nada deve ao Município de São Paulo, no caso de entidades que não forem da Cidade de São Paulo;

1.5.2.5. As Convenentes, que tenham sua sede ou filial estabelecida no Município de São Paulo, deverão apresentar a Ficha de Dados Cadastrais – F. D. C., devidamente regularizada, onde deverá também conter, o código de serviço e demais dados da PMSP/Secretaria de Finanças, de acordo com o Anexo “1”, da Portaria SF nº. 14/2004 de 03/03/2004, comprovando inscrição no Cadastro de Contribuintes Mobiliários – CCM e ter como responsável pela contabilização, Contador/Técnico Contábil, regularmente inscrito no CRC/SP – Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo, que comprove estar regularmente cadastrado no referido Conselho, sendo estas condições necessárias para celebrar Convênios de prestação de serviços continuados, bem como para eventos pontuais, junto a PMSP/SEME. Caso o contador seja cadastrado em outro Estado, deverá obter a devida regularização junto ao CRC/SP.

1.5.2.5.1. Quando não constar no campo da FDC de “código(s) de serviço(s) / anúncio(s)”, nenhuma informação do código, tipo do imposto, alíquota do imposto, tipos de livros a escriturar e tipos de documentos a serem emitidos, e neste campo constar apenas as palavras “NADA CONSTA”, significa que a Entidade Convenente estabelecida com a sua Sede ou Filial no Município de São Paulo e que se candidata à conveniar com a PMSP/SEME, está irregular no Cadastro de Pessoas Jurídicas de Rendas Mobiliárias de PMSP/SF, portanto, para celebrar qualquer tipo de Convênio com a PMSP/SEME, necessita providenciar essa regularização;

1.5.2.5.2. Para as Convenentes, que tenham a sua sede fora do Município de São Paulo, para fins de formalização de convênios, de eventos pontuais e ou de prestação de serviços continuados, necessitam estar cadastradas junto à Secretaria de Finanças do Município de São Paulo, como empresas prestadoras de serviços de fora do Município, e ter como responsável pela contabilização, Contador/Técnico Contábil, regularmente inscrito no CRC/SP – Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo ou comprovar estar cadastrado regularmente no referido Conselho. Deverá também apresentar declaração, sob as penas da lei, conforme consta do art. 299 do Código Penal, de que não está cadastrado e que não se encontra em mora ou em débito junto a qualquer Órgão ou Entidade da Administração Pública do Município de São Paulo, direta e Indireta, devendo observar a data de validade desta declaração, de trinta dias.

1.5.2.6. Apresentação de Certidão Negativa (ou positiva com efeitos de negativa) de Débitos - CND, atualizada, do Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS (Previdência Social);

1.5.2.7. Apresentação de Certidão de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, fornecido pela Caixa Econômica Federal, nos termos da Lei nº 8.036 de 11 de maio de 1990;

1.5.2.8. Declaração do dirigente da Entidade e/ou dos autorizados a assinar o Termo de Convênio, constando não haver divida da proponente com o Poder Público Federal, Estadual ou Municipal, bem como, junto ao SERASA/SPC;

1.5.2.9. Declaração no caso de Entidade Privada, de que ela não tem como Dirigente:

a) Membros dos Poderes Executivo, Legislativo, Judiciário, do Ministério Público e do Tribunal de Contas, de qualquer esfera de governo, bem como seus respectivos cônjuges, companheiros, ascendentes ou descendentes;

b) Servidor público vinculado ao Órgão ou Entidade concedente, bem como seus respectivos cônjuges, companheiros, ascendentes ou descendentes.

1.5.2.10. Cópia atualizada da inscrição ativa do CNPJ;

1.5.2.11. Consulta ao Cadastro Informativo Municipal - CADIN, comprovando a não inscrição no Cadastro de Devedores da PMSP.

Quando não constar das certidões, declarações e demais comprovações, o prazo de validade, adotar-se-á o prazo de 06 (seis) meses, contados da data de expedição.

1.5.3 - Do Projeto fornecido pela Entidade:

1.5.3.1 - Deverá conter, no mínimo:

- Breve histórico da Entidade interessada em celebrar Convênio com a PMSP/SEME;

- Justificativa (razões) para sua efetivação;

- Descrever o objeto do Convênio proposto, de maneira clara, objetiva e completa para SEME descrevendo os objetivos e metas a serem atingidos com o evento, mencionando os indicadores a serem utilizados;

- Abrangência do Convênio (Municipal, Estadual, Nacional ou Internacional);

- Público alvo;

- Número previsto de participantes/equipes;

- Cronograma e Local de realização das atividades do convênio, devendo ser comprovada a reserva do local do evento;

- Metodologia

- Quando não constar do Chamamento Público, informar etapas ou fases da execução do objeto proposto, com a previsão de início e término;

- Forma de divulgação do Evento, esclarecendo tratar-se de parceria entre a PMSP/SEME e a Entidade Convenente Organizadora;

- Planilha de custos e cronograma de desembolso financeiro; constando especificamente as rubricas das seguintes despesas:

Despesas com Recursos Humanos; Despesas com Materiais Pedagógicos, Esportivos e Uniformes; Despesas com Alimentação; Despesas com Manutenção e Pequenos Reparos; Despesas com Concessionárias; Despesas com Materiais Diversos de Consumo (materiais de limpeza, materiais de escritório e materiais de primeiros socorros) e Despesas Administrativas (Tarifas Bancárias, Correios, Cartórios, Contador com RPA e Encargos Patronais do INSS sobre o mesmo ou Escritório de Contabilidade, Cópias Reprográficas) e Tributos e Contribuições sobre a NF-e ou NFS dos repasses.

1.5.3.1.1 – Flexibilização (Remanejamento) de Recursos das Rubricas das Despesas, conforme segue:

• Fica vedada a flexibilização (remanejamento) de recursos destinados para despesa com Recursos Humanos, visto ser considerada despesa fixa, para qualquer outra rubrica de despesa e nem das outras rubricas de despesa para cobrir despesas com Recursos Humanos, a qual, não poderá ser alterada após formalização do Termo de Convênio, exceto através de Despacho Autorizatório e respectivo Termo de Aditamento, pelo Secretário Titular da Pasta ou a quem ele delegar.

• Com exceção da rubrica de despesas com recursos humanos, as rubricas das demais despesas, consideradas despesas variáveis, poderão ser flexibilizadas (remanejadas) entre si, desde que, no mínimo, com 30 (trinta) dias de antecedência à realização da despesa e a sua respectiva flexibilização (remanejamento) seja a mesma autorizada pelo Interlocutor do convênio, que deverá manifestar-se através de parecer e aceite técnico.

1.5.3.2 – Despesas com RH (Recursos Humanos):

a) Folha de Pagamento (CLT):

Quando tratar-se de Convênio de prestação de serviços continuados, fica vedada, neste caso, a contratação de prestadores de serviços autônomos, exceto para substituição de funcionários do regime CLT em gozo de férias, Licença Gestante ou Afastamento pelo INSS, cujo profissional autônomo deverá estar incluso no plano de trabalho para esta finalidade, sendo que em caso de funcionários que entrarem em gozo de férias, os recursos para cobrir esta despesa estão previstos no total do Fundo Provisionado e em caso de funcionários com licença maternidade e ou afastamento pelo INSS, o recurso a ser utilizado, será o valor bruto do salário do funcionário regime CLT deduzido de 20 % (vinte por cento) para cobrir a cota patronal do INSS sobre o respectivo RPA.

- A composição do valor total de Recursos Humanos (CLT), deverá ser detalhada separadamente em:

- Folha de pagamento detalhada dos funcionários (CLT)

- Encargos Sociais Patronais (INSS, FGTS, SAT, Convênio Educação e Terceiros (INCRA/SESC/SEBRAE e PIS s/Folha Pagamento), todos sobre a folha de pagamento (CLT)

- Encargos Patronais com os benefícios legais de Vale-Transporte e Outros, bem como, outros benefícios aprovados nas Convenções ou Acordos Coletivos de Trabalho do Sindicato de Classe dos Empregados em Entidades Convenentes.

- Fundo provisionado (CLT), sendo:

Provisão de 1/12 (avos) do total da folha de pagamento para férias, 1/3 sobre férias, 13º Salário, multa s/total de FGTS {50% (cinqüenta por cento)} e demais despesas com rescisão, perfazendo o total de 29,4%.

• Para fins de orientação, todo funcionário constante na folha de pagamento, das Entidades Convenentes, em prestação de serviços continuada, através do Regime (CLT), pago com recursos do Convênio e que for demitido sem justa causa, deverá cumprir o respectivo aviso prévio, visto não estar contemplado no Fundo Provisionado, o pagamento rescisório de verbas indenizatórias.

b) Autônomos:

Poderão ser contratados, excepcionalmente, Prestadores de Serviços Autônomos para prestações de serviços em Convênios para eventos estritamente pontuais e para os Convênios continuados, porém, de natureza eventual, cuja prestação de serviços ocorra nos sábados, domingos e feriados, ressaltando que estes autônomos, não estarão sujeitos nem a horário e nem a subordinação, não podendo incluir, no pagamento destes autônomos, nem o vale-transporte e nem outros benefícios que são obrigatórios somente para funcionários no regime da CLT, devendo estar previsto no Plano de Trabalho o valor para pagamento da cota patronal do INSS, de 20% (vinte por cento) sobre o valor bruto do RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo), e reter no RPA deste autônomo, todos os tributos determinados por Lei, comprovando o recolhimento (pagamento) dos mesmos, juntando ainda as declarações GFIP/SEFIP e a GRPS quitada, referente aos valores devidos ao INSS na contratação destes autônomos.

Para os profissionais autônomos contratados através de RPA – Recibo de Pagamento de Autônomo, relativo ao ISS, necessita das seguintes providências:

- Quando os autônomos forem inscritos no CCM da PMSP, juntar a sua FDC – Ficha de Dados Cadastrais e não reter ISS no RPA.

- Quando não forem inscritos no CCM da PMSP, proceder à retenção do ISS no RPA, efetuar o recolhimento através de DAMSP e juntar o comprovante de pagamento na prestação de contas.

c) Estagiários:

Quando houver necessidade no Evento, além da atividade, objeto do estágio, necessita informar: o valor mensal a ser pago ao estagiário, mais vale-transporte, seguro básico de acidentes pessoais e fazer provisão de férias, para o período contratado referente a 1/12 (avos) mensal da bolsa auxílio, sendo vedado neste caso, o repasse de 1/3 (um terço) sobre férias.

VEDAÇÃO DE TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO DE OBRA DE RH PARA OS CONVÊNIOS:

Fica vedada a contratação de empresas, pessoa jurídica, de terceirização de mão de obra e ou Cooperativas de fornecimento de mão de obra, pela Entidade Convenente, para pessoal de Recursos Humanos – RH, para realizar as atividades fim, na operacionalização dos Convênios, tanto de Eventos Pontuais de natureza eventual, como de Eventos de prestação de serviços de natureza continuada.

1.5.3.3 - Demais Despesas do Convênio:

Demonstrar com detalhamento completo e especificações, tanto para materiais como para serviços, nas seguintes rubricas de despesas:

- Despesas com Materiais Pedagógicos, Esportivos e Uniformes.

- Despesas com Alimentação,

- Despesas com Manutenção e Pequenos Reparos, cujas Notas Fiscais de aquisição de materiais e ou de serviços, deverão ser emitidas em nome da Entidade Convenente e devidamente comprovada a sua quitação.

- A despesa na contratação de pessoa física autônoma para prestação de serviços, com o respectivo R. P. A. e retenções na forma da Lei, deverá ser suportada pela Entidade Convenente, devendo ser incluída na prestação de contas do Convênio mediante nota fiscal de prestação de serviço;

- Despesas com Concessionárias, de acordo com os limites fixados nos respectivos editais de chamamentos, considerando na prestação de contas de cada mês, os comprovantes de pagamentos de Concessionárias, deverão estar devidamente quitados, cuja data de vencimento seja dentro do mês da prestação de contas, acompanhados de recibo de reembolso em papel timbrado do CDC com identificação da assinatura do recebedor do respectivo reembolso e carimbo do CNPJ do CDC;

- Despesas previstas com Materiais Diversos de Consumo (materiais de limpeza, materiais de escritório e materiais de primeiros socorros);

- Despesas Administrativas (Tarifas Bancárias, Correio, Cartórios, Contador com RPA e Encargos Patronais do INSS sobre o mesmo ou Escritório de Contabilidade, Cópias Reprográficas).

- Tributos e Contribuições sobre a NF-e ou NFS dos repasses.

A prestação de contas destas despesas acima, de aquisição, tanto de bens como de serviços, deverá ser apresentada e comprovada por documentos fiscais e legais, devidamente quitados, seja por recibo de quitação em papel timbrado do fornecedor ou na falta deste, com carimbo de quitação, constando a identificação da empresa e dos dados da pessoa responsável pela assinatura, cuja data de aquisição e de emissão destes documentos fiscais e legais, tanto para os Convênios de eventos pontuais de natureza eventual como para Convênios de eventos de natureza continuada, deverão estar com a mesma data ou mês da realização dos respectivos eventos, sendo que para cada item incluso em cada uma destas rubricas, o valor a ser repassado, considerar-se-á a sempre a somatória dos valores dos gastos dos respectivos comprovantes.

VEDAÇÃO DE AQUISIÇÃO DE BENS PATRIMONIAIS PARA OS CONVÊNIOS:

Fica vedada a aquisição, pela Convenente, de bens patrimoniais com os recursos orçamentários repassados para o Convênio, devendo esta vedação, constar nos Editais de Chamamento Público e nos Termos de Convênio, exceto quando houver necessidade justificada para projetos de alto rendimento, desde que expressamente autorizados pelo Secretário Municipal, Titular da Pasta, constando esta autorização, no Despacho Autorizatório e no Termo de Convênio.

1.6 – Do Plano de Trabalho:

Discriminar o que foi autorizado como despesas e seu respectivo valor, em cada um dos itens (rubricas) do Plano de Trabalho, informando detalhadamente a composição destes gastos, conforme item 1.5.3. deste manual.

1.7 - Documentos necessários para celebração do Convênio:

Ofício da Entidade ao Secretário da Pasta nos termos do estabelecido neste Manual, em especial o disposto nos itens 1.5. e 1.6.

Importante: Todos os documentos apresentados deverão estar com prazo de validade em vigor, em todas as fases do procedimento de celebração do Convênio;

- Cadastro da Entidade junto ao Setor de Contabilidade da PMSP/SEME, com o número da conta corrente no Banco do Brasil S/A.

- Comprovar reserva definitiva para o (s) local (is) proposto (s) para realização do evento (quando for o caso)

1.8 – Do encaminhamento de projetos:

A documentação completa de projetos deverá ser protocolada na SEME/CGPO/SUCON, que após juntar relatório inicial a encaminhará à CAP, nos termos da Portaria 15/SEME-G/2009.

2. O disposto neste Manual aplica-se a todos os convênios a serem celebrados por esta Pasta;

2.1. Para os convênios em vigor, as disposições deste Manual aplicam-se no caso de sua prorrogação ou renovação.