PORTARIA SME Nº 6.767, DE 25 DE NOVEMBRO DE 2021

6016.2021/0108472-5

Dispõe sobre a distribuição de impressoras coorporativas e o fornecimento de equipamentos multifuncionais para a utilização das Unidades Educacionais e Órgãos Centrais e Regionais da Secretaria Municipal de Educação.

O SECRETÁRIO MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO, no uso das suas atribuições e,

CONSIDERANDO:

 - as atribuições da Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação – COTIC, constantes no Decreto nº 59.660, de 2021;

- a necessidade de regulamentar e padronizar os novos equipamentos de impressão destinados às Unidades Educacionais e Órgãos Centrais e Regionais da Secretaria Municipal de Educação;

- a implementação do “novo modelo de contratação outsourcing de impressão”;

- a  substituição do atual parque de impressoras por equipamentos modernos com recursos de cópia duplex (frente e verso automaticamente), alimentador de originais (ADF) automático de alto desempenho, software de bilhetagem (controle), softwares de digitalização e gestão de documentos;

- a necessidade de modernização, dos serviços de impressão, demandada por nossos servidores e ?reiterada durante o processo de ESCUTA ATIVA (ocorrido entre setembro e novembro/2021).

RESOLVE:

Art. 1º A distribuição de impressoras coorporativas e o fornecimento de equipamentos multifuncionais para a utilização das Unidades Educacionais e Órgãos Centrais e Regionais da Secretaria Municipal de Educação, dar-se-á conforme especificado na presente Portaria.

Art. 2º Os equipamentos mencionados no artigo 1º desta Portaria serão assim distribuídos:

I – uma impressora multifuncional monocromática A4 – marca HP LaserJet Managed Flow E52645c para cada Unidade Educacional e Órgãos Centrais e Regionais;

II – uma impressora multifuncional policromática A4 – marca HP Color LaserJet Managed Flow E57540c para cada Centro Educacional Unificado – CEU/Gestão e Órgãos Centrais e Regionais;

III – seis impressoras multifuncional A3 - HP Color LaserJet Gerenciada MFP Flow E87650z mais acessórios para utilização nos Órgãos Centrais.

Art. 3º As impressoras multifuncionais serão entregues na seguinte ordem:

I – Coordenadorias;

II – Diretorias Regionais de Educação;

III – Centros Educacionais Unificados – CEU/Gestão;

IV – Unidades Educacionais.

Art. 4º Caberá à empresa contratada fornecer treinamento aos servidores dos Órgãos Centrais e Regionais com vistas à obtenção de melhores resultados na prática operacional das novas tecnologias e dos recursos disponíveis nos equipamentos ora disponibilizados.

Parágrafo único. Os servidores envolvidos no procedimento mencionado no “caput” serão responsáveis por multiplicar o treinamento aos demais servidores de seu local de trabalho e Unidades Educacionais.

Art. 5º Caberá à empresa contratada oferecer o serviço de OUTSOURCING DE IMPRESSÃO:

I – fornecer suporte de 1º nível com manutenção corretiva (peças e kits de manutenção) e substituição imediata de equipamentos à medida que apresentem defeitos e quebras;

II – providenciar conserto ou substituição do equipamento dentro do prazo máximo constante no contrato;

III – assegurar o controle de custos do que é impresso;

IV – prover as unidades de equipamentos e insumos (toners, cilindros, papel);

V – gerenciar eletronicamente os documentos de: controle, indexação, armazenamento, distribuição e preservação de dados contidos nos documentos;

VI – implantar o software de bilhetagem (controle dos quantitativos impressos);

VII – disponibilizar relatórios, gerados diariamente, que demonstrem o volume de todas as cópias e digitalizações realizadas nos equipamentos;

VIII – monitorar todo o parque de impressoras com emissão de relatórios por departamento, usuários, atividades, etc, conforme solicitação do Gestor do Contrato.

Art. 6º Por ocasião do recebimento das impressoras multifuncionais caberá ao Gestor Educacional:

I – conferir o equipamento que está sendo entregue;

II – viabilizar as condições para a instalação da impressora;

III – realizar o teste para aferir o funcionamento do equipamento;

IV – organizar o armazenamento dos insumos;

V – instalar no local determinado na Ordem de Fornecimento;

VI – providenciar, na hipótese de furto, Boletim de Ocorrência e encaminhá-lo para a DRE;

VII – abrir o chamado na ocorrência de defeito ou algum tipo de problema por meio do Service Desk, telefone 4000-1763 ou do portal suporte @sme.prefeitura.sp.gov.br .

§ 1º Mediante a constatação de irregularidades, a DRE deve ser informada de imediato.

§ 2º As impressoras, de propriedade da contratada, não serão incorporadas ao Sistema de Bens Patrimoniais.

§ 3º O Boletim de Ocorrência mencionado no inciso VI deste artigo deverá ser encaminhado pela DRE para a SME/COTIC, para fins de registro e adoção das providências junto à empresa contratada.

Art. 7º As impressoras destinam-se às atividades pedagógicas e administrativas, devendo ser respeitado a cota de 5.000 (cinco mil) cópias de impressão mensal de cada UE.

§ 1º Para fins de pagamento, o Gestor Educacional deverá indicar um servidor que será o responsável por aferir, mensalmente, a bilhetagem da impressora.

§ 2º Havendo a necessidade, o Gestor Educacional, poderá solicitar o aumento do número de impressões para o TIC/DRE, que direcionará o pedido para a análise da SME/COTIC.

Art. 8º As solicitações para remanejar ou desinstalar as impressoras devem ser encaminhadas, com antecedência, via e-mail, para o responsável TIC/DRE, contendo:

I – anuência do Supervisor Escolar;

II – local da nova instalação considerando o arranjo físico organizacional do ambiente atual e disposição proposta.

Parágrafo único. As alterações somente serão realizadas após a autorização da SME/COTIC.

Art. 9º Caberá a SME/ COTIC:

I – encaminhar, via e-mail, o manual de boas práticas;

II – acompanhar a resolução dos chamados realizados pelas DREs e UEs, referente aos problemas apresentados pelos equipamentos.

Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.