PORTARIA 15/04 - SF

Dispõe sobre procedimentos para realização de despesas através do Regime de Adiantamento.

O SECRETÁRIO DE FINANÇAS E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO, no uso de suas atribuições legais e, considerando o disposto no artigo 22 do Decreto n.º 43.731 de 05 de setembro de 2003,

R E S O L V E:

1 - DA FORMALIZAÇÃO DO PROCESSO

1.1. Os processos especiais de Adiantamento Bancário e sua prestação de contas e de Adiantamento Direto e sua prestação de contas, serão formalizados e instruídos pela Unidade Orçamentária, devendo onerar elemento de despesa próprio, observando-se, ainda, as normas do Decreto n.º 23.639, de 24 de março de 1987.

1.1.1. Ao instruir o processo, o Titular da Unidade Orçamentária deverá informar a base legal do adiantamento, a dotação orçamentária, o valor a ser concedido, bem como, definir e justificar o objeto da despesa, juntando os documentos necessários.

1.1.2. Quando houver qualquer alteração relativa a designações, substituições, delegações ou nomeações de Titular de Unidade Orçamentária, deverá ser juntado ao processo, cópia da publicação feita no Diário Oficial do Município.

2 - DO ANDAMENTO DO PROCESSO

2.1. O adiantamento bancário fundamentado nos incisos I, II e III e o adiantamento direto fundamentado nos incisos IV a X do artigo 2º da Lei n.º 10.513, de 11 de maio de 1988 passarão pelas seguintes etapas:

2.1.1. O processo devidamente formalizado será encaminhado ao Controle Interno da Secretaria Municipal, Subprefeitura e Ouvidoria Geral, exercido pela Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos, nos termos do artigo 15 do Decreto n.º 43.731/03, que o analisará sob o aspecto formal e legal, informando, através do Anexo 1 - Análise da Formalização do Adiantamento que o mesmo encontra-se em condições para o processamento dos documentos contábeis.

2.1.2. Os casos que requeiram extrema urgência para o recebimento do numerário a ser despendido, deverão ser encaminhados ao Controle Interno do Órgão com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas, devidamente formalizados.

2.1.3. Nos casos referidos no subitem anterior as Unidades interessadas deverão entrar em contato com o Departamento do Tesouro - TES, no sentido de reservar o respectivo valor, bem como solicitar a liberação do pagamento com a urgência que se fizer necessária.

2.1.4. Após o processamento dos documentos contábeis, a Unidade Orçamentária informará no Anexo 1 - Análise da Formalização do Adiantamento, os seus respectivos números.

2.1.5. Após a realização da despesa, a Unidade Orçamentária juntará os documentos comprobatórios e apensará os formulários exigidos para prestação de contas, encaminhando o processo ao Controle Interno do Órgão dentro do prazo estabelecido nesta Portaria.

2.1.6. O Controle Interno do Órgão de posse da prestação de contas, efetuará a baixa do processo de adiantamento, juntando o Anexo 6 - Baixa do Adiantamento e Análise da Prestação de Contas.

2.1.7. A Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos, após a adoção das medidas de análise e lavratura de ata com parecer técnico conclusivo, submeterá a prestação de contas à apreciação e deliberação do Secretário competente, Subprefeito ou Ouvidor Geral dentro do prazo estabelecido nesta portaria.

2.1.8. Deverá ser juntado ao processo o despacho decisório do Secretário competente, Subprefeito ou Ouvidor Geral, sobre as contas do responsável pelo adiantamento.

2.1.9. Após a publicação da aprovação da prestação de contas, o Secretário competente, Subprefeito ou Ouvidor Geral encaminhará o processo ao Tribunal de Contas do Município de São Paulo.

2.1.10. Após aprovação da prestação de contas pelo Tribunal de Contas do Município de São Paulo, o processo será devolvido ao Controle Interno do Órgão, que encaminhará a Seção de Encerramento de Processo - DAF 41.

3 - DA CONTA BANCÁRIA

3.1. O numerário recebido a título de adiantamento deverá ser, depositado em conta corrente de instituição financeira conveniada com a Prefeitura, que não poderá ser utilizada para qualquer outra finalidade, e que será aberta da seguinte forma:

- PMSP acrescido do Nome do Responsável pelo Adiantamento

3.1.1. Excetuam-se do disposto no subitem anterior os casos em que houver necessidade do uso imediato do montante global do numerário.

3.2. A conta corrente a que se refere o subitem 3.1 deverá ser distinta para cada forma de adiantamento e aberta mediante solicitação do Titular da Unidade Orçamentária dirigida à agência ou posto de serviço da instituição financeira.

3.2.1. Não será permitida, em qualquer hipótese, abertura de conta conjunta para movimentação do adiantamento.

3.2.2. Fica sob inteira responsabilidade do servidor correntista as despesas decorrentes de eventuais cheques emitidos em desacordo com a legislação que rege a matéria.

3.2.3. Poderão ser consideradas como despesas as tarifas de serviços prestados pelas instituições financeiras, decorrentes da movimentação regular dos recursos do adiantamento.

3.2.4. Os saques deverão ser feitos proporcionalmente a sua utilização, excetuando-se os casos em que houver necessidade do uso imediato e total do valor do adiantamento.

3.3. Em caso de afastamento permanente do responsável pelo adiantamento, o Titular da Unidade Orçamentária solicitará, junto à Instituição Financeira, a emissão de cheque administrativo correspondente ao saldo apurado através de conciliação para fins de recolhimento, bem como o encerramento da conta corrente.

4 - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

4.1. Para a instrução dos processos de prestação de contas são necessários os documentos a seguir:

a) notas fiscais de compra, com preço total expresso, contendo, ainda, quantidade, discriminação e preço unitário das mercadorias, ficando dispensados estes dados, no corpo da nota, quando se tratar de notas fiscais simplificadas e de despesas com refeições e combustíveis;

b) notas fiscais de prestação de serviços;

c) recibos de quitação das despesas, fornecidos pelas empresas, devendo constar identificação padronizada do CNPJ, carimbo identificador da empresa, data e assinatura do preposto;

d) notas fiscais, devidamente quitadas, contendo aposição de carimbo identificador da empresa, bem como a data e a assinatura do preposto;

e) ficam dispensados de quitação as notas fiscais de microempresas, notas fiscais simplificadas e cupons fiscais;

f) recibos de pagamento do contribuinte individual, com indicação do nome, endereço, documento de identificação (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF), número da inscrição no INSS, número da inscrição municipal (CCM), valor bruto, valores retidos e valor líquido;

g) comprovante de aquisição de moeda estrangeira emitida por instituição financeira ou casa de câmbio;

h) passagem (aérea, rodoviária, ferroviária) ou recibo de pedágio quando a locomoção ocorrer em veículo próprio ou oficial;

i) relação de despesas com condução, contendo indicação do nome e identificação funcional, valor mensal "per capita", assinatura e total despendido;

j) guia de recolhimento modelo 12-B do Imposto de Renda retido na fonte, se houver, devidamente autenticada pelo Departamento do Tesouro - TES;

l) documentos de arrecadação de tributos mobiliários - DARM, relativo ao Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;

m) guia de arrecadação modelo 99-T do saldo não utilizado do adiantamento, devidamente autenticada pelo Departamento do Tesouro - TES, código SAF 711 e no caso dos Fundos Municipais, código SAF específico;

n) comprovante da contribuição previdenciária (GPS) e outras guias de recolhimento devidamente quitadas;

o) relação de cheques emitidos;

p) extrato bancário e cheques cancelados;

q) Nota(s) de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis, quando for o caso;

4.2. Para fins de uniformidade na instrução dos processos de prestação de contas, deverão ser utilizados Anexos específicos observando a ordem numérica e o seguinte roteiro:

a) Anexo 2 - "Documentos Fiscais e Legais", colar pela extremidade esquerda notas fiscais, cupons fiscais, recibos de quitação e demais comprovantes de despesas, discriminando e justificando detalhadamente a despesa, inclusive especificando sua utilização.

b) Anexo 3 - "Despesas com Condução", relacionar as despesas por servidor;

c) Anexo 4 - "Resumo das Despesas", relacionar o total das despesas. Este anexo deverá conter obrigatoriamente, assinatura sobre carimbo do responsável pelo adiantamento e do Titular da Unidade Orçamentária.

d) Anexo 5 - "Cheques Emitidos", relacionar os cheques emitidos em ordem cronológica e numérica, inclusive os cancelados.

4.2.1. Juntar, como folhas do processo, os demais documentos referidos no item 4.1 desta Portaria;

4.2.2. Apensar a(s) Nota(s) de Incorporação de Bens Patrimoniais Móveis;

4.3. Os Anexos 1 a 6 são de uso obrigatório por todas as Unidades, devendo ser observadas as disposições específicas neles contidos e reproduzidos pela própria Unidade de acordo com os modelos integrantes desta Portaria,

4.4. Quando a despesa estiver relacionada a bens patrimoniais móveis, deverá ser informado o número da chapa de identificação ou do documento que comprove sua incorporação.

4.5. Quando a matéria estiver relacionada com moeda estrangeira, deverá ser juntado ao processo, informativo contendo a divulgação do valor do câmbio oficial da data da despesa, bem como o da data na qual foi efetuado o recolhimento do saldo não utilizado, se houver.

5 - DOS PRAZOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS

5.1. O prazo para prestação de contas, é de 20 (vinte) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.

5.2. O prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado é de, 10 (dez) dias corridos, contados do encerramento do período de realização da despesa.

5.3. Quando a prestação de contas não estiver em consonância com as normas legais, a Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos retornará o processo à Unidade Orçamentária, a fim de que o responsável pelo adiantamento o regularize no prazo de 20 (vinte) dias corridos, contados da data do recebimento do processo em seu Protocolo.

5.4. Havendo necessidade de novas devoluções do processo, a Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos da Secretaria, Subprefeitura ou Ouvidoria Geral fixará prazo para o seu retorno.

5.5. A Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos submeterá a prestação de contas à apreciação e deliberação do Secretário competente, Subprefeito ou Ouvidor Geral no prazo de 90 (noventa) dias corridos, contados do recebimento do processo.

5.6. Toda vez que o processo de prestação de contas retornar à Unidade Orçamentária para regularização, ou tramitar por outras Unidades para providências pertinentes ao processo, o prazo de que trata o subitem anterior terá efeito suspensivo.

5.7. O prazo previsto no subitem 5.5 poderá, desde que devidamente justificado, ser prorrogado por mais 60 (sessenta) dias por decisão do Secretário competente, Subprefeito ou Ouvidor Geral.

5.8. Até o 5º dia útil do mês subseqüente à aprovação da prestação de contas, a Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos de cada Órgão, encaminhará ao Departamento da Contadoria - CONT 3, relação dos processos aprovados pelas autoridades competentes e publicados no DOM.

6 - DO EXAME DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

6.1. A Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos analisará as prestações de contas sob os aspectos de sua exatidão aritmética, obediência à legislação, justificação da despesa e conformidade com o elemento onerado.

6.2. Analisada as contas, preencherá os campos relativos a conferência aritmética e documental do Anexo 6 - Baixa do Adiantamento e Análise da Prestação de Contas e posteriormente lavrará ata com parecer técnico conclusivo das prestações de contas examinadas.

7 - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

7.1. Todos os comprovantes devem ser emitidos em nome da Unidade Orçamentária ou, se for o caso, da Unidade de Serviço de Natureza Operacional que realizou as despesas.

7.2. Os comprovantes da participação de servidores em cursos ou congressos serão, obrigatória e oportunamente, juntados ao processo de prestação de contas.

7.3. Os documentos inerentes à prestação de contas não devem conter rasuras, erros ou emendas.

7.4. Serão glosadas as despesas:

7.4.1. não comprovadas com as primeiras vias dos documentos;

7.4.2. comprovadas por meio de cópias reprográficas;

7.4.3. pagas antes do recebimento do numerário;

7.4.4. realizadas ou quitadas em período diferente do fixado no adiantamento.

7.5. Excetuam-se do disposto nos subitens 7.4.1. e 7.4.2. documentos expedidos pelos órgãos da Administração Pública.

7.6. Os comprovantes de despesas que instruirão a prestação de contas deverão conter, no verso, termo de recebimento, carimbo e assinatura do servidor que recebeu o material ou atestou a execução do serviço.

7.7. Em caso de impedimento, por qualquer motivo (férias, licença e outros), do servidor responsável pelo adiantamento, deverão ser adotadas, de imediato, as seguintes medidas:

7.7.1. encerramento do processo, no caso do numerário ainda não ter sido recebido.

7.7.2. prestação de contas (apresentação dos documentos referente às despesas realizadas fora do período do impedimento e recolhimento do saldo não utilizado, se houver), no caso do numerário ter sido recebido.

8 - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

8.1. Quando as regularizações solicitadas pela Comissão Permanente de Controle de Adiantamentos não forem plenamente atendidas ou justificadas, o processo de prestação de contas será encaminhado aos Secretários competentes, Subprefeitos ou Ouvidor Geral para que determinem as medidas cabíveis no cumprimento da legislação ou se manifestem pela concordância da despesa com vistas à aprovação da prestação de contas.

8.2. O não atendimento aos prazos fixados nesta Portaria, implicará em representação do Controle Interno do Órgão a seus respectivos Secretários , Subprefeitos ou Ouvidor Geral.

8.3. Aplicar-se-ão as disposições contidas na Lei n.º 10.734, de 30 de junho de 1989, com as modificações introduzidas pela Lei n.º 13.275, de 04 de janeiro de 2002, que dispõe sobre a atualização monetária dos débitos para com a Fazenda Municipal, quando:

8.3.1. tiver sido ultrapassado o prazo para recolhimento do saldo eventualmente não utilizado, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido recolhido.

8.3.2. tiver sido adquirida moeda estrangeira além da quantia autorizada, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi efetuada a aquisição.

8.3.3. tiver sido realizada despesa sujeita à glosa, discriminada no subitem 7.4, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa.

8.3.4. tiver sido adquirido material que conste na lista de DGS/SGP, em desacordo com o inciso II do artigo 19 do Decreto n.º 43.731/03, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que foi realizada a despesa.

8.3.5. o saldo eventualmente não utilizado tiver sido recolhido a menor, sendo que será considerado como "dia do vencimento" a data em que deveria ter sido efetuado o recolhimento.

8.4. Os recolhimentos de que trata o subitem 8.3 deverão ser efetuados através de Guia de Arrecadação - modelo 99-T, código SAF 394 - Eventuais Diversos

9 - Dúvidas e casos omissos serão resolvidos pelo Secretário de Finanças e Desenvolvimento Econômico.

10 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial, a Portaria SF n.º 32, de 30 de maio de 2001.

ANEXOS DESTA PORTARIA - VIDE DOM DE 20/03/2004, PÁGINAS 29 E 30