PORTARIA IPREM Nº 21, DE 30 DE ABRIL DE 2021.

DISCIPLINA AS REGRAS DO REGIME DE TELETRABALHO NO INSTITUTO DE PREVIDÊNCIA MUNICIPAL DE SÃO PAULO – IPREM

CONSIDERANDO o princípio constitucional da eficiência na Administração Pública, em especial quanto ao aumento de produtividade e à redução de custos, e o direito subjetivo dos cidadãos à razoável duração dos processos;

CONSIDERANDO a edição do Decreto nº 59.755, de 14 de setembro de 2020, que institui o Regime de Teletrabalho nos órgãos da administração direta, autarquias e fundações do Município de São Paulo;

CONSIDERANDO a publicação da Portaria Nº 184/SF/2020 que disciplina as regras do Regime de Teletrabalho na Secretaria Municipal da Fazenda;

CONSIDERANDO que da experiência com a adoção do Regime de Teletrabalho no período de emergência advieram resultados satisfatórios para a Administração e que podem ser preservados sem prejuízo do atendimento integral ao público;

CONSIDERANDO que serão mantidas as regras do Regime de Teletrabalho no contexto do enfrentamento da pandemia da COVID-19, em especial as de proteção ao grupo de risco, enquanto perdurar a emergência de saúde pública; e

CONSIDERANDO, por fim, a significativa redução de despesas de custeio estimadas com a implantação e adesão ao Regime de Teletrabalho.

A Superintendente do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo - IPREM, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas pela legislação em vigor,

RESOLVE:

I - DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Os trabalhos do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo – IPREM podem ser realizados fora das suas dependências físicas, em Regime de Teletrabalho, nos termos do Decreto nº 59.755, de 14 de setembro de 2020, por seus servidores efetivos autorizados, observadas as condições fixadas nesta Portaria.

Parágrafo único. A autorização ao servidor para realização do Regime de Teletrabalho fica condicionada ao aumento da produtividade em suas atividades, sem prejuízo ao funcionamento regular das unidades administrativas e do atendimento ao público.

Art. 2º O cumprimento do Regime de Teletrabalho é facultativo, devendo o servidor formalizar solicitação nesse sentido ao chefe imediato da unidade administrativa previamente autorizada, mediante preenchimento do formulário constante no Anexo I.

Parágrafo único. A inclusão no Regime de Teletrabalho não constitui direito do solicitante e, quando autorizada, poderá ser revertida em função da conveniência ou necessidade do serviço, da inadequação ao regime, do desempenho inferior ao estabelecido, da desistência do servidor ou pela informação acerca de fundados indícios de violação às regras e condições do Regime de Teletrabalho pactuado, até sua devida apuração.

Art. 3º Considera-se Regime de Teletrabalho, para os fins desta Portaria, aquele em que os servidores cumprem suas jornadas em local diverso das instalações da unidade de trabalho, com comparecimento presencial obrigatório na freqüência mínima definida pela autoridade competente.

§ 1º O Regime de Teletrabalho definido no “caput” deste artigo caracteriza-se pela execução das tarefas habituais e rotineiras desenvolvidas pelo servidor, execução de projetos ou tarefas específicas, compatíveis com as atribuições do cargo, da sua unidade de trabalho e com o regime não presencial, mediante o uso de tecnologias de informação e comunicação.

§ 2º A execução de ações que, por sua própria natureza, constituam trabalho externo não caracteriza, por si, atividade em Regime de Teletrabalho.

II - DAS REGRAS GERAIS DE IMPLANTAÇÃO

Art. 4º Sem prejuízo de outros requisitos e condições fixados no exercício das competências definidas nesta Portaria, a implementação do Regime de Teletrabalho pressupõe:

I - a realização das tarefas compatíveis com o cargo, podendo o desempenho ser objetivamente mensurado pela chefia imediata ou mediata;

II - o não prejuízo ao regular funcionamento da unidade de trabalho e ao atendimento ao público;

III - o registro de assiduidade e das atividades desenvolvidas para fins de apuração objetiva do desempenho;

IV - o comparecimento periódico do servidor à sua unidade de trabalho, nos termos das escalas previstas no artigo 10, e sempre que houver convocação pela chefia imediata ou mediata;

V - que o domicílio do servidor seja, às suas expensas e sob sua responsabilidade, tecnologicamente adequado para transmitir e receber comunicações e dados com os correspondentes protocolos de segurança, nos termos do Decreto 59.767, de 15 de setembro de 2020, que regulamenta a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD (Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018) e a Portaria IPREM Nº 09, de 15 de fevereiro de 2021; e

VI - que o servidor aceite expressamente a indicação, por meio do Termo de Adesão ao Regime de Teletrabalho, nos termos do Anexo III que acompanha a presente Portaria.

Parágrafo único. Sem prejuízo dos dias de comparecimento periódico, o servidor deverá estar apto a atender convocação para comparecimento presencial, no dia e horário fixados por seu superior imediato ou mediato, desde que avisado com, no mínimo, 04 (horas) de antecedência.

III - DOS SERVIDORES IMPEDIDOS DE REALIZAR O REGIME DE TELETRABALHO

Art. 5º É vedada a realização do Regime de Teletrabalho pelos servidores que:

I - estejam em efetivo exercício no cargo em período igual ou inferior a 6 (seis) meses;

II - que teve, nos 3 (três) meses anteriores, a adesão ao Regime de Teletrabalho revertida em razão da inadequação ao regime ou desempenho inferior ao estabelecido;

III - nos últimos 12 (doze) meses tenham sofrido punição disciplinar em decorrência de infração às regras e condições do Regime de Teletrabalho, iniciando-se a contagem do prazo a partir da publicação da sanção no Diário Oficial da Cidade; e

IV - nos últimos 30 (trinta) dias se desligaram do Regime de Teletrabalho a pedido, não poderá retornar ao Regime de Teletrabalho sem autorização da chefia imediata ou mediata.

Parágrafo único. A inadequação ao Regime de Teletrabalho restará caracterizada, para fins do inciso II do caput deste artigo, quando o servidor descumprir, de forma reiterada, nos termos fixados no plano de trabalho, um ou mais requisitos ou condições fixadas para o Regime de Teletrabalho.

IV - DAS CONDIÇÕES PARA REALIZAÇÃO DO REGIME DE TELETRABALHO

Art. 6º Caberá à chefia da unidade em que estiver lotado o servidor tomar as providências relativas à sua inclusão ou ao seu desligamento do Regime de Teletrabalho, a pedido ou de ofício.

Art. 7º O servidor autorizado a realizar o Regime de Teletrabalho fora das dependências físicas do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo - IPREM deverá:

I – estar à disposição da chefia mediata ou imediata, de forma remota, pelo período equivalente à jornada de trabalho diária de seu cargo, nos horários de início e término fixados no plano de trabalho, com previsão do horário de descanso ou almoço, quando o caso, nos termos da legislação de regência;

II - executar e registrar as tarefas nos prazos e condições estabelecidos por seu superior imediato ou mediato, para fins de apuração objetiva da sua produtividade individual;

III - estar acessível pelos meios institucionais e telefones de contato atualizados e ativos no registro de cadastro, durante o horário de expediente ordinário do IPREM, bem como consultar constantemente a sua caixa postal de correio eletrônico institucional;

IV - estar disponível para comparecimento à sua unidade para reuniões administrativas, recebimento e entrega de expedientes, participação em eventos de capacitação e eventos locais, sempre que houver convocação no interesse da Administração;

V - informar ao superior imediato ou mediato, sempre que solicitado, o andamento dos trabalhos e apontar eventual dificuldade, dúvida ou informação que possa atrasar ou prejudicar a entrega dos trabalhos sob sua responsabilidade;

VI - preservar o sigilo dos dados acessados de forma remota, mediante observância das normas internas de segurança da informação e adoção de cautelas adicionais necessárias, bem como atualizar periodicamente os sistemas informatizados institucionais instalados nos equipamentos e sempre que solicitado pelo Núcleo de Tecnologia da Informação do IPREM; e

VII - cumprir os demais deveres e obrigações funcionais estabelecidos na legislação municipal.

Art. 8º Ao Núcleo de Tecnologia da Informação - NTI caberá a proposição e a consecução de estratégias inovadoras e soluções tecnológicas para o Regime de Teletrabalho, bem como a coordenação, orientação e auxílio direto para garantia da infraestrutura tecnológica necessária à operacionalização do Regime de Teletrabalho, em especial ferramenta tecnológica de apoio para execução, monitoramento e avaliação do desempenho individual e da unidade.

Art. 9º A implementação do Regime de Teletrabalho nas unidades do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo - IPREM dependerá da elaboração de plano de trabalho pelas chefias das unidades subordinadas diretamente à Superintendência dispondo sobre:

I - a definição das atividades e unidades elegíveis à realização do Regime de Teletrabalho; e

II - a fixação de regras específicas aplicáveis ao Regime de Teletrabalho nas unidades, respeitadas as normas constantes do Decreto nº 59.755/2020 e desta Portaria, e

III – a fixação da escala ou das alternativas de escala dos servidores, dentre as hipóteses previstas no artigo 10 desta Portaria.

Parágrafo único. Sempre que possível e adequado à consecução dos serviços, será dada preferência para a inserção no Regime de Teletrabalho às pessoas com dificuldades de locomoção que impeçam sua mobilidade e/ou sua permanência nas dependências do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo – IPREM.

Art. 10 Os servidores em Regime de Teletrabalho deverão cumprir uma das seguintes escalas semanais de trabalho, observado o disposto no plano de trabalho elaborado para a sua unidade, nos termos do artigo 9º desta Portaria:

I - 4 (quatro) dias de trabalho à distância e 1 (um) dia de trabalho presencial;

II - 3 (três) dias de trabalho à distância e 2 (dois) dias de trabalho presencial; e

III - 2 (dois) dias de trabalho à distância e 3 (três) dias de trabalho presencial.

Parágrafo único. Fica vedado o estabelecimento de dia da semana fixo para comparecimento presencial dos servidores, sendo necessária a alternância dos dias da semana que compõem a escala de trabalho, garantindo maior efetividade na integração e troca de informações necessárias entre os membros das equipes, exceto em situações justificadas, a critério da chefia imediata ou mediata.

Art. 11 A apuração da freqüência do servidor em Regime de Teletrabalho dar-se-á pelo ponto mediante controle na sua Folha de Freqüência Individual – FFI, elaborada e operacionalizada pela Seção de Pessoal.

Art. 12 A retirada de documentos e processos físicos, quando necessária à realização do Regime de Teletrabalho, deverá ser registrada em sistema próprio com trâmite para o setor, porém será de responsabilidade do servidor zelar e salvaguardar referidos documentos e/ou processos.

§ 1º Constatada pela unidade a não devolução do processo ou de algum documento no prazo fixado ou ainda qualquer outra irregularidade concernente à integridade da documentação, deve o chefe da unidade intimar o servidor, por meio de mensagem eletrônica enviada para a sua caixa postal individual de correio eletrônico institucional, para que, até o encerramento do expediente no dia útil seguinte, restitua os autos e apresente esclarecimentos sobre os motivos da não devolução no prazo inicialmente fixado.

§ 2º Não devolvidos os autos ou os documentos ou, ainda, devolvidos com qualquer irregularidade concernente à sua integridade e considerados improcedentes os esclarecimentos prestados, o chefe da unidade deve adotar as medidas administrativas necessárias para o retorno dos autos à Autarquia ou para a reconstituição dos documentos faltantes, danificados ou alterados nos termos da legislação municipal.

§ 3º Quando necessária ao atendimento de demanda de outra unidade ou de órgão externo à Autarquia, a devolução do processo ou documento deverá ocorrer no máximo até o encerramento do expediente no dia útil seguinte.

V - DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

Art. 13 A inobservância injustificada de requisito ou condição do Regime de Teletrabalho poderá ensejar, nos termos expressamente fixados no plano de trabalho, a caracterização do descumprimento da jornada de trabalho pelo servidor.

Art. 14 As regras de Regime de Teletrabalho editadas em função da pandemia pelo novo coronavírus permanecem inalteradas e válidas enquanto durar o período de emergência decorrente da COVID-19, sem prejuízo da implantação das regras previstas nesta Portaria, naquilo que com elas não conflitarem, previsto no Decreto nº 59.283, de 16 de março de 2020.

Art. 15 Caberá a Chefia imediata ou mediata, acompanhar a execução do Regime de Teletrabalho dos servidores sob sua gestão e adotar as providências pertinentes nas hipóteses de descumprimento das metas, condições e demais disposições fixadas.

Parágrafo único. Aos formulários de adesão ao Regime de Teletrabalho, elaborados conforme modelo dos Anexos I, II e III da presente Portaria, serão anexados os requisitos mínimos de sistema a serem observados pelos servidores nos instrumentos digitais utilizados para o Regime de Teletrabalho, com ciência obrigatória do servidor.

Art. 16 Competirá ao Núcleo de Tecnologia da Informação - NTI, definir os requisitos mínimos de sistema a serem observados pelos servidores nos equipamentos eletrônicos utilizados para o Regime de Teletrabalho.

Art. 17 A Superintendente do Instituto de Previdência Municipal de São Paulo – IPREM decidirá sobre os casos omissos.

Art. 18 Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.