Portaria nº 019/SMJ/CGM-G/2017, em 19 de abril de 2017.

Institui regras para monitoramento das recomendações expedidas pela Coordenadoria de Auditoria Interna

DANIEL DE PAULA LAMOUNIER, Controlador Geral Substituto do Município, no uso das atribuições que lhe são conferidas por lei;

CONSIDERANDO que cabe à Coordenadoria de Auditoria Interna – CAIN – da Controladoria Geral do Município realizar auditorias sobre a gestão dos recursos públicos municipais sob a responsabilidade de órgãos e entidades públicos e privados, conforme art. 133, inciso III, da Lei n.º 15.764, de 27/05/2013; e

CONSIDERANDO a necessidade de monitorar a efetiva implantação das recomendações expedidas pela Controladoria Geral do Município, bem como auferir os benefícios diretos e indiretos advindos das ações de auditoria;

RESOLVE:

Do Planejamento das Ações de Monitoramento

Art. 1º A Coordenadoria de Auditoria Interna – CAIN – manterá controle das recomendações expedidas em Notas Técnicas e Relatórios de Auditoria, incluindo informação sobre o estágio de sua implantação.

Art. 2º Será emitida Ordem de Serviço para análise do atendimento do plano de providências e/ou das recomendações emitidas para Unidade auditada.

Parágrafo Único – o plano de providências, para os fins desta Portaria, é o documento elaborado por Unidade da Administração Direta ou Indireta, em que são atualizadas as medidas adotadas pelos gestores para sanar as falhas apontadas pela CGM.

Art. 3º A Ordem de Serviço de que trata o artigo anterior deverá englobar todos os Relatórios, Notas Técnicas e Notas Técnicas de Monitoramento da Unidade Gestora.

§1º - para Unidades que tenham mais de 50 recomendações em implantação, poderá ser prevista a emissão de Ordens de Serviço para monitoramentos de grupos mais reduzidos de relatórios e notas técnicas.

§2º - os Relatórios, Notas Técnicas e Notas Técnicas de Monitoramento encaminhadas para a Unidade auditada há menos de 180 dias não serão objeto de monitoramento, excetuando-se casos em que houver a redução de prazo de resposta prevista no art. 6º, §2º desta Portaria.

Art. 4º A CAIN deverá realizar ao menos um monitoramento por exercício em cada Unidade que possua recomendações pendentes.

Da Realização das Ações de Monitoramento

Art. 5º Para requisitar a atualização do plano de providências junto à Unidade, o auditor municipal de controle interno designado para o monitoramento encaminhará Solicitação de Informações, que conterá:

I – o número do(s) Relatório(s) ou Nota Técnica(s) que são objeto de Monitoramento;

II – a descrição sumária da constatação original;

III – a recomendação da constatação original; e

IV – a sugestão para comprovação do atendimento à recomendação, em que deverá especificar evidências necessárias para verificação da implantação das providências adotadas pelo gestor.

Parágrafo Único – A Solicitação de Informações deverá ser atendida no prazo de até 10 dias úteis, prorrogável por igual período mediante justificativa da Unidade monitorada.

Art. 6º O novo plano de providências será analisado pela CAIN por meio de Nota Técnica de Monitoramento, que solicitará à Unidade nova manifestação acerca das recomendações não inteiramente atendidas no prazo de até 180 dias.

Parágrafo Único - A depender da complexidade das recomendações pendentes e de seu estágio de implantação, o prazo previsto neste artigo poderá ser diminuído, a critério de CAIN.

Art. 7º A Nota Técnica de Monitoramento conterá análise do auditor municipal de controle interno acerca das providências adotadas pelo gestor, bem como a classificação do estágio da sua implantação, segundo as opções a seguir:

I – recomendação atendida;

II – reiteração por atendimento parcial;

III – reiteração por ausência de manifestação;

IV – reiteração por não atendimento; e

V – cancelamento da recomendação.

§1º - a ausência de manifestação, prevista no inciso III, ocorre quando a Unidade não apresenta plano de providência para um ou mais itens.

§2º - quando não houver manifestação para todo objeto monitorado, a Unidade deverá ser contatada para registro de motivação quanto ao não atendimento à diligência da CGM e avaliação da supervisão.

§3º - a ausência de manifestação será utilizada uma única vez para cada recomendação e, em caso de reincidência, ela será classificada como não atendida na análise subsequente.

§4º - a reiteração por não atendimento, prevista no inciso IV, ocorre quando não há concordância com as soluções desenvolvidas ou justificativas apresentadas pelo gestor.

§5º - a reiteração por não atendimento será utilizada uma única vez para cada recomendação e, em caso de reincidência, será classificada como não atendida na análise subsequente.

§6º - o cancelamento da recomendação, prevista no inciso V, somente ocorrerá quando houver perda de objeto ou caso ocorra acatamento de justificativa do gestor sobre a improcedência da constatação original.

§7º - a Nota Técnica poderá sugerir ao gestor a apresentação de comprovantes necessários para verificação do atendimento à recomendação, nos termos do inciso IV do art.5º desta Portaria.

Art. 8º A análise do plano de providências será realizada na sede da Controladoria Geral do Município por auditor municipal de controle interno designado na Ordem de Serviço.

§1º - para casos excepcionais, em que se verifique a necessidade de inspeção in loco, deverá ser indicado mais um auditor municipal de controle interno para integrar a equipe.

§2º - o auditor designado para a execução da Ordem de Serviço deverá manter contato com a Unidade monitorada, de forma a explicar os procedimentos e objetivos do trabalho que está sendo realizado.

Art. 9º Encerra-se o ciclo de monitoramento quando as recomendações estiverem implantadas em sua totalidade.

Disposições Gerais

Art. 10 A supervisão responsável pelo monitoramento da CAIN deverá, ao término de cada ação de monitoramento:

I – atualizar Planilha de Benefícios Diretos e Indiretos das ações de auditoria; e

II – atualizar o controle previsto no art.1º.

Art. 11. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogados eventuais dispositivos em contrário.