GABINETE DO SECRETÁRIO

ORDEM INTERNA SF Nº 11/2019, de 07 de maio de 2019.

Dispõe sobre os procedimentos de telefonia, no âmbito da Secretaria Municipal da Fazenda.

O Chefe de Gabinete da Secretaria Municipal da Fazenda, usando das atribuições que lhes são conferidas por lei, e

CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar a utilização, pelos servidores, dos meios de telefonia desta secretaria, com vistas à preservação do interesse público, da economicidade e dos princípios constitucionais que regem o gasto público,

DETERMINA:

CAPÍTULO I – DEFINIÇÕES

1. Para efeitos desta Ordem Interna foram adotadas as seguintes definições:

1.1. Discagem Direta a Distância (DDD): ligações de longa distância (interurbanas) efetuadas mediante discagem direta do número desejado, precedida do código da operadora contratada e do código da localidade pretendida (Ex: 0+CÓD. OPERADORA CONTRATADA+CÓD. CIDADE+TELEFONE);

1.2. Discagem Direta Internacional (DDI): ligações efetuadas para outros países mediante discagem direta do número desejado, precedida do código da operadora contratada e do código da localidade pretendida (Ex: 00+CÓD. OPERADORA CONTRATADA+CÓD. PAÍS+CÓD. CIDADE+TELEFONE);

1.3. Discagem Direta Gratuita (DDG): modalidade de chamadas realizadas por intermédio do prefixo ‘0800’;

1.4. Roaming: serviço que permite fazer ou receber ligações em localidades fora da área de registro do aparelho móvel celular;

1.5. Pacote de Dados: solução corporativa de conectividade sem fio para acesso de serviços de internet, correio eletrônico (e-mail), envio e recebimento de mensagens de texto, dentre outros;

1.6. Atestar: ato de certificar, testemunhar a verdade e/ou afirmar como testemunha;

1.7. “Chat”: programa de comunicação integrada que permite conexão “online” via mensagens, voz e vídeo, em ambientes corporativos, entre usuários;

1.8. Solução “VOIP”: Voz sobre Internet Protocol (também conhecido por VoIP, Telefonia IP e Telefonia Internet) se refere à tecnologia que permite a transmissão de sinais de voz pela Internet ou por uma rede privada;

1.9. Ramal: número de ramal dedicado ao usuário que será acessado via aparelho telefônico, Desktop e aplicativo para Smartphone;

1.10. Demonstrativo de Ocorrência Telefônica (DOT): detalhamento sobre o uso das linhas telefônicas e dados móveis para fins de ateste.

CAPÍTULO II – SERVIÇOS DE TELEFONIA FIXA

2. Dos serviços de telefonia fixa:

2.1. Integram o sistema de telefonia fixa as centrais telefônicas e seus componentes, os ramais digitais, analógicos e VOIP;

2.2. Os usuários são responsáveis pelas ligações telefônicas realizadas nos aparelhos telefônicos institucionais disponibilizados para sua respectiva utilização;

2.3. A solicitação de quaisquer serviços de telefonia fixa, tais como: instalação, transferência, mudança de número e desativação de ramal, deverá ser efetivada junto à empresa terceirizada de serviços de T.I (Tecnologia da Informação), mediante preenchimento e envio, via e-mail <suportesf@prefeitura.sp.gov.br>, do “Formulário de Solicitação de Serviços de Telefonia Fixa”, Anexo A;

2.4. Cada servidor obterá ramal pessoal;

2.5. O sistema de telefonia possui 4 (quatro) perfis para liberação/utilização dos ramais, descritos na tabela 1:

TABELA 1 - Ordem Interna SF n° 11_2019  

2.6. O perfil LOCAL/DDD/CEL/CELDDD/DDI somente será permitido para os usuários lotados no Gabinete do Secretário;

2.7. O perfil LOCAL/DDD/CEL/CELDDD poderá ser permitido aos demais usuários, desde que a Chefia Imediata envie uma solicitação para a Coordenadoria de Administração através do e-mail coadmequipe@prefeitura.sp.gov.br, com as justificativas que comprovem a necessidade de realização de ligações DDD e para celulares, no desenvolvimento das atividades profissionais;

2.7.1. Caso a autorização seja concedida, a chefia imediata deve prosseguir com a solicitação junto empresa terceirizada de serviços de T.I (Tecnologia da Informação) via e-mail suportesf@prefeitura.sp.gov.br.

2.8. O perfil LOCAL/RAMAL será disponibilizado a todos os servidores e estagiários, sem restrição;

2.9. As ligações do tipo DDD e DDI devem ser realizadas, obrigatoriamente, por intermédio das operadoras contratadas, sendo que a utilização de qualquer outra empresa implicará no ressarcimento das ligações efetuadas.

CAPÍTULO III – SERVIÇOS DE TELEFONIA MÓVEL

3. Os aparelhos telefônicos móveis celulares institucionais destinam-se ao uso exclusivo de assuntos de interesse do serviço público, sendo de uso pessoal e exclusivo dos servidores que possuem a sua guarda, nos termos do Decreto Nº 46.288/05 e Portaria 137/05 - SMG, sendo: a) Secretários Municipais; b) Secretários Adjuntos; c) Procurador Geral do Município; d) Chefes de Gabinete.

3.1. A utilização dos serviços por ocupantes de cargos em comissão e servidores não contemplados no item 3 dependerá da indicação do Titular da respectiva Pasta;

3.2. A solicitação de aparelhos telefônicos móveis celulares deverá ser feita, exclusivamente, por intermédio do “Formulário de Solicitação de Serviço de Telefonia Móvel”, Anexo B, encaminhado à SF/COADM/DILOG, que providenciará a autorização da Chefia de Gabinete e da Secretaria Municipal de Gestão, quando necessário.

3.2.1. Deverá ser anexada ao formulário cópia da publicação da Portaria de nomeação do usuário.

3.3. Quando ocorrer a substituição do aparelho, o usuário deverá entregar o dispositivo antigo à SF/COADM/DILOG no prazo de até 10 (dez) dias contados do recebimento do aparelho novo, sob pena de bloqueio;

3.4. O usuário detentor de aparelho celular de uso contínuo, quando exonerado do cargo comissionado, deverá entregar o dispositivo e os acessórios à SF/COADM/DILOG, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, para baixa de sua responsabilidade;

3.5. No ato do recebimento do telefone celular para uso contínuo, bem como dos respectivos acessórios, o usuário deverá assinar o “Termo de Responsabilidade e Cautela”, Anexo C, deste normativo.

4. Os valores máximos das despesas mensais com telefonia móvel celular de uso contínuo, excluindo-se o valor da taxa correspondente à assinatura básica e de acesso ao pacote de dados, estão dispostos no Art. 3º da Portaria 137/05 – SMG:

TABELA 2 - Ordem Interna SF n° 11_2019  

4.1. Os valores que excederem aos limites deverão ser ressarcidos à Secretaria Municipal da Fazenda pelo usuário do aparelho, salvo os devidamente justificados em razão de necessidade do serviço, mediante a DOT (Demonstrativo de Ocorrência Telefônica);

4.2. Cabe a SF/COADM/DILOG proceder à atualização dos limites estabelecidos, sempre que necessário.

CAPÍTULO IV – ATESTE

5. A SF/COADM/DILOG deverá encaminhar aos detentores do serviço – perfis LOCAL/DDD/CEL/CELDDD/DDI e LOCAL/DDD/CEL/CELDDD, mensalmente, as faturas e DOTs (Demonstrativo de Ocorrência Telefônica), desde que ultrapassem o valor mínimo de R$ 50,00 (cinquenta reais).

5.1. Nas faturas relativas à linha dos aparelhos móveis, independentemente do valor, mensalmente serão enviados os DOTs para fins de ateste pelos usuários;

5.2. O formulário DOT será remetido juntamente com o detalhamento financeiro de cada linha (Anexo D);

5.3. Quando as ligações forem efetuadas a serviço, o usuário deverá enviar esta manifestação no próprio processo de ateste;

5.4. Quando houver ligações particulares, o usuário deverá indicar o valor através do formulário (Anexo D);

5.5. Os DOTs deverão ser enviados e devidamente atestados no prazo máximo de 03 (três) dias a partir do recebimento;

5.6. A não devolução de 3 (três) faturas consecutivas, atestadas, implicará no bloqueio do serviço de telefonia móvel;

5.7. O formulário DOT não será encaminhado nem será atestado para as linhas dos aparelhos móveis incluídos na solução VOIP, visto que o recurso é compartilhado por todos os usuários do sistema de acordo com o perfil de acesso.

CAPÍTULO V – RESPONSABILIDADES

6. O uso dos meios de comunicação telefônica de qualquer natureza e comunicação direta destina-se, exclusivamente, ao serviço, devendo sua utilização caracterizar-se pela objetividade e concisão, de forma a evitar-se a indisponibilidade prolongada das linhas.

7. Os aparelhos, equipamentos e demais acessórios de comunicação que integram o serviço de telefonia da Secretaria Municipal da Fazenda são objeto de controle patrimonial, ficando a unidade no ato do recebimento ou da instalação com a responsabilidade pelo uso e guarda.

7.1. As responsabilidades que competem ao servidor estarão consoantes ao disposto no art. 180 da Lei nº 8.989, de 29 de outubro de 1979 (Estatuto dos funcionários públicos do município de São Paulo).

8. Os aparelhos telefônicos estão associados a cada mesa/posição de trabalho e não devem ser retirados das mesas originais em caso de movimentação dos usuários;

9. O usuário deve efetuar o login do seu ramal no aparelho da mesa de trabalho em uso, mediante utilização de senha individual, e manter o aparelho bloqueado quando estiver fora do seu local de trabalho.

9.1. A utilização dos equipamentos deverá observar as recomendações dos respectivos fabricantes, bem como as normas técnicas das concessionárias, principalmente aquelas que proporcionem economia e segurança na operação dos mesmos.

10. A SF/COADM/DILOG é responsável pela gestão dos serviços de telefonia móvel e pela fiscalização do respectivo contrato.

11. Nos casos de perda, furto, roubo ou extravio do aparelho móvel e/ou acessórios, cabe ao usuário:

11.1. Solicitar, imediatamente, à SF/COADM/DILOG o bloqueio da linha;

11.2. Registrar a ocorrência policial no prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas;

11.3. Comunicar formalmente o fato à SF/COADM/DILOG para que sejam adotadas, se for o caso, as providências relacionadas à apuração de responsabilidade, na forma da legislação pertinente.

12. Comprovada a responsabilidade nos casos de extravio, perda ou dano por má utilização, o usuário deverá indenizar o prejuízo.

13. É vedada a transferência de uso do aparelho celular a terceiros, sendo atribuído ao responsável o ônus sobre danos causados por uso inadequado.

14. Caberá ao usuário, uma vez cessados os motivos e as condições pelos quais os equipamentos lhes foram destinados, devolver o equipamento sob sua responsabilidade, sendo dada baixa no respectivo termo de responsabilidade e cautela.

CAPÍTULO VI – COMPETÊNCIAS

15. Compete à:

15.1.SF/COTEC:

15.1.1. Orientar os usuários sobre a forma correta de utilização dos equipamentos da solução VOIP;

15.1.2. Manter registro e controle de linhas fixas e extensões;

15.1.3. A distribuição dos respectivos aparelhos, quanto à localização física, Unidade ou Subunidade responsável.

15.2. SF/COADM/DILOG:

15.2.1. Orientar os usuários sobre a forma correta de utilização dos equipamentos e aparelhos da telefonia móvel;

15.2.2. Controlar e verificar as condições de uso e de conservação dos aparelhos de telefone móvel e dos respectivos acessórios, com registro de eventual ocorrência por ocasião de seu recebimento;

15.2.3. Acompanhar e controlar as faturas referentes aos serviços de comunicação.

15.3. SF/COTEC e SF/COADM/DILOG:

15.3.1. Orientar os usuários sobre as obrigações que assumem ao receber os equipamentos e divulgar as informações relacionadas com os serviços disponibilizados pela SF para utilização dos mesmos.

16. Compete aos Fiscais:

16.1. Encaminhar mensalmente aos usuários as respectivas contas, procedendo à conferência e identificação das ligações efetuadas a serviço e as de caráter particular;

16.2. Receber as faturas atestadas referentes às linhas telefônicas de uso em cada localidade;

16.3. Controlar os gastos telefônicos, os comprovantes de pagamento emitidos pelos usuários dos aparelhos e acompanhar o ressarcimento nos casos previstos no Capítulo IV.

16.4. Tendo em vista o controle dos gastos, os fiscais estão autorizados a consultar o consumo das linhas móveis disponibilizadas na solução voIP.

17. Compete aos usuários de linhas e aparelhos de telecomunicações:

17.1. Obedecer às recomendações do fabricante, bem como as normas técnicas do comodato;

17.2. Zelar pelo uso racional da linha, evitando a utilização desnecessária ou em local que disponha de outros meios menos onerosos de comunicação;

17.3. Zelar pela conservação e guarda do aparelho, bem como prestar as informações e os esclarecimentos que lhes forem solicitados, relacionados com as despesas decorrentes da utilização dos serviços;

17.4. Promover o ressarcimento das ligações realizadas em caráter particular, quando devido.

18. Os casos omissos serão decididos pelo titular da Coordenadoria de Administração;

19. Anualmente será realizada uma Análise de Conformidade dos DOTs pela Coordenadoria de Controle Interno – COCIN;

20. Os itens 2.7, 3.2, 3.2.1, 4.1, 11.1 e 11.3, devem ser formalizados através de processo no Sistema Eletrônico de Informações (Sistema SEI).

21. Esta Ordem Interna entrará em vigor na data da sua publicação.