ORDEM INTERNA 1/12 - SGM

DATA: 18 de Maio de 2012.

O SUPERVISOR GERAL DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS/SGM, no uso de suas atribuições legais, em conformidade com o disposto na Portaria 309/99-SGM, de 23 de Novembro de 1999, estabelece os seguintes PROCEDIMENTOS PARA COMPRAS, CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E ADMINISTRAÇÃO DOS CONTRATOS a serem adotados no âmbito de SGM:

I – COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

1. A Unidade solicitante, sob a responsabilidade de SGM (Gabinete do Prefeito, SGM, Secretarias Especiais, CMDH):

envia SCE ou e-mail à SGAA solicitando o material/serviço a ser adquirido, com justificativa, especificação do material a ser adquirido, quantidade etc.

2. SGAA

avalia e se manifesta a respeito. Estando em conformidade, autoriza e encaminha o pedido à ACC para autuar processo e prosseguir.

3. ACC, em relação à compra ou serviço solicitado:

. autua o PA,

. delimita o objeto,

. identifica fornecedores,

. efetua pesquisa de preços

. avalia o enquadramento da despesa - tipo de procedimento licitatório a ser incorrido

. envia o processo à SGAA, solicitando autorização para reserva de recurso.

4. SGAA

. envia o PA à DTCF.

5. DTCF

. providencia a reserva de recursos,

. devolve o PA à ACC.

6. ACC

6.1 - Se o valor da despesa enquadrar-se em dispensa de licitação, providencia a instrução do PA com:

. minuta do despacho autorizatório, exame jurídico etc e, estando em conformidade, elabora e submete à apreciação do Chefe de Gabinete/Secretário.

6.2 - Se o valor da despesa enquadrar-se na modalidade de licitação Convite, Tomada de Preços ou Pregão, providencia:

. minuta do despacho autorizatório para abertura da licitação,

. minuta do edital,

. minuta do contrato e submete o PA ao exame jurídico.

7. Assessoria Jurídica/SGM

. analisa e se posiciona sobre a instrução do PA,

. aprovando a(s) minuta(s), devolve o PA à ACC, para prosseguimento.

8. ACC - Setor de Licitação,

8.1. dispensa de licitação: providencia a publicação do despacho referente à autorização da despesa e, após, encaminha o PA à DTCF,

8.2. - certame licitatório - Convite, Tomada de Preço ou Pregão : providencia a publicação do despacho autorizatório referente à abertura do certame assim como do Edital,

8.3. Define a data de abertura do procedimento licitatório,

9. Sessão Pública de Pregão, Comissão de Licitação:

.Processa o certame e apura o resultado.

10. ACC

. Publica a decisão alcançada pela Comissão de Licitação,

. Encaminha o PA para homologação da autoridade competente, decorrido o prazo legal,

. Encaminha o PA à DTCF, após homologação, para emissão de NE.

11. DTCF

. Emite a Nota de Empenho.

12. ACC

12.1. Em relação ao PA de despesa com dispensa de licitação ou certame licitatório, que não gere contrato, o qual poderá ser substituído pelo Anexo da NE:

. mantém contato com o fornecedor ou prestador de serviço remetendo-lhe a NE.

. encaminha o PA à Unidade Responsável (DSC, ou DSG ou ao Solicitante do serviço) para ciência e acompanhamento da entrega do material ou da prestação de serviço, que deverá, após, ser encaminhado à DTCF, para as providências cabíveis.

12.2. Em relação ao PA instruído com certame licitatório e que gere contrato: O PA permanecerá sob a custódia da ACC.

12.2.1 A ACC enviará cópia do contrato firmado à Unidade responsável ou ao Gestor ou ao Solicitante, para ciência e acompanhamento e, ademais, à DTCF para as providências cabíveis.

13. DTCF

Manterá o PA de despesa que não gerou contrato sob sua custódia, até que a Contratada apresente a Nota Fiscal Fatura. Após, enviará o PA, instruído com os documentos fiscais hábeis, à DSC, ou à DSG ou ao Solicitante para as providências de análise e ateste.

14. ATESTE

O GESTOR DO CONTRATO OU O RESPONSÁVEL PELO RECEBIMENTO DO MATERIAL OU DO SERVIÇO ASSUMIRÁ RESPONSABILIDADE DE:

Verificar a regularidade do cumprimento da obrigação, em relação:

. ao objeto contratado, material adquirido e/ou ao serviço prestado,

. ao valor faturado se está de acordo com o contratado,

. às especificações técnicas do material entregue ou à qualidade do serviço prestado ;

. ao cumprimento do prazo contratual ou da entrega do material ou da prestação de serviço,

. aos prazos de garantias e às garantias concedidas, em relação à materiais,

. à unidade de medida do serviço contratado,

. aos custos contratuais,

. entre outros exames que se façam necessários.

Estando em conformidade, manifesta-se atestando que os serviços foram executados em conformidade, a contento, e encaminha o PA à SGAA.

15. SGAA

Adotará as providências cabíveis, autorizando a DTCF a emitir a Nota de Liquidação da despesa incorrida e/ou complementando a instrução dos autos.

16. DTCF

. Adotará as providências cabíveis de emissão da Nota de Liquidação para pagamento, respaldada nos procedimentos e normas legais que regem a matéria, e enviará o PA à SGAA para assinatura.

II – COMPRAS POR ADIANTAMENTO DE PEQUENO VULTO

As despesas de pequeno valor serão requisitadas à SGAA que analisará sua urgência e necessidade e deliberará a respeito. Caso as despesas não se enquadrem nesse fundamento legal, encaminhará o PA à ACC para providências de pesquisa de preços e aquisição do material pelo processo normal de aplicação.

III – Esta Ordem Interna entra em vigor na data de sua publicação, revogando a Ordem Interna 1/99-SGAA, de 24/11/1999.

EVALDO LUIZ DAVID, Supervisor Geral de Assuntos Administrativos/SGM

LEGENDA:

SCE: Sistema de Controle de Expediente

SGAA: Supervisão Geral de Assuntos Administrativos

ACC:Administração de Compras e Contratos

DTCF: Divisão Técnica de Contabilidade e Finanças

DSC: Divisão de Serviços Complementares

DSG: Divisão de Serviços Gerais

PA: Processo Administrativo