ATO DPR / 020 / 03

CELSO OLIVEIRA MARCONDES DE FARIA , Diretor Presidente da ANHEMBI, no uso das competências que lhe são conferidas pelo Estatuto Social, em especial, nos termos do art. 29, I, alínea "g" e

CONSIDERANDO O Estatuto Social da Anhembi;

CONSIDERANDO a necessidade da Anhembi aprimorar seus procedimentos internos e o melhoramento do desempenho e procedimentos da empresa, em especial, nas áreas de Eventos e Vendas;

CONSIDERANDO o novo organograma da empresa;

CONSIDERANDO as competências atribuídas à Comissão de Procedimentos.

RESOLVE estabelecer o presente

REGULAMENTO DE FLUXOS INTERNOS

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1 - O Anhembi compõe-se de sete diretorias, cujos trabalhos são desenvolvidos pelas suas respectivas Gerências e Coordenadorias, nos termos do organograma vigente.

CAPÍTULO II

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2 - Para efeitos deste ato considera-se:

I - novos clientes, aqueles que não tem contratos já firmados com a Empresa, deverão ser encaminhados a Diretoria de Vendas que fará o primeiro atendimento, reservará agenda quando for o caso, discutirá a possibilidade de atendimento e posteriormente encaminhará o novo cliente a Diretoria de Eventos.

II - clientes já em carteira, bem como, os originários da Diretoria de Venda, já sobre a responsabilidade da Diretoria de Eventos serão encaminhados a uma das três Gerências existentes a qual será responsável pelo Evento.

CAPÍTULO III

DAS ATRIBUIÇÕES

Art. 3 - A Diretoria de Vendas compete a Promoção, Prospecção e Atendimento a Novos Clientes, a reserva de agenda, quando for o caso, discutir a possibilidade de atendimento, o encaminhamento do cliente à Diretoria de Eventos e a confecção de orçamentos.

Art. 4 - Compete a Diretoria de Eventos receber todas as demandas para a realização de eventos e determinar, dentre sua três gerência, a responsabilidade pelo cliente.

Art. 5 - São atribuições das Gerências de Eventos:

I - Atender à demanda de todos os eventos, sejam "eventos internos ou externos" (captados por Vendas), com características institucionais ou não.

II - Formatar os eventos agregando Produtos e Serviços fornecidos via Anhembi.

III - Nos termos do Ato DPR 018/03, promover a abertura de processo mediante confirmação de utilização de áreas ou serviços, seguindo instruções e métodos Jurídicos respeitando a característica de cada evento (Ex.: Secretárias - Abrir Processo Capa Verde com a instrução do número de Processo que mantém contrato original, gerando posteriormente um Apêndice)

IV - Instruir os processos, anexando todas as informações e documentos necessários à criação do Contrato.

V - Proceder a interface com às áreas diversas do Anhembi, dentro de suas competências, dando continuidade ao processo de Produção.

VI - Solicitar orçamento oficial para área de Vendas e pré contrato para área Jurídica. Com o orçamento e o pré contrato (com solicitação de 10% do valor do orçamento para fazer o bloqueio da data).

VII - Aprovar orçamento com o cliente.

VIII - Encaminhar solicitações de compras e/ou locação de equipamentos e serviços, em, discussão conjunta com as áreas co-participantes e suas informações técnicas, respeitando-se a competência de cada setor, em tempo para atender ao evento.

IX - Receber o cliente, iniciar a formatação do evento e apresentar estimativa de custo.

X - O acompanhamento integral nos períodos de montagem, realização e desmontagem do evento.

XI - Fechar o evento e elaborar relatório pós-evento, encaminhando para área de Vendas para avaliação do Pós-Venda.

Art. 6 - São da competência da Gerência de Vendas

I - Desenvolver o trabalho de promoção da Anhembi, visando a captação de novos clientes, participando de feiras promocionais do setor e estabelecendo, desta forma, novos contatos. Realizar o primeiro atendimento aos clientes que busquem a Anhembi para cessão de espaço ou organização de eventos.

II - Elaborar, por solicitação da Diretoria de Eventos, os orçamentos, tanto de espaços no Complexo da Anhembi, como de serviços de acordo com o formato dado ao evento.

III - Fechar com a área de infra-estrutura e Gerência de Eventos responsável, os custos e receitas do evento, informar ao financeiro e elaborar relatório após contato com o cliente, verificando com o mesmo, o nível de satisfação com o resultado alcançado e organizando banco de dados com estas informações com o objetivo de aferir pontuação ao atendimento recebido pelo cliente.

IV - Otimizar a agenda e organizar os espaços buscando a maximização dos eventos, feiras e negócios da Anhembi e da cidade de São Paulo.

V - Comercializar espaços publicitários nos eventos , como a utilização de banners, blimps, logomarcas de patrocinadores, distribuição de material promocional, etc.

VI - Controlar os contratos de cessão de espaços em caráter permanente e integrar todos os concessionários dentro de uma única buscando qualificar os serviços prestados e torná-los rentáveis.

VII - Contatar os clientes de feiras que se utilizam do Pavilhão de Exposições, bem como acompanhar os contratos destes clientes, organizando banco de dados com o objetivo de adequar o Pavilhão e Feiras Internacionais.

CAPÍTULO IV

DOS PROCEDIMENTOS

Art. 7 - A Gerência de Eventos responsável formata o Evento junto com o Cliente e solicita à Gerência de Vendas a elaboração do orçamento.

Art. 8 - A Gerência de Vendas elabora o orçamento recorrendo à Gerência de Compras sempre que houver necessidade. Encaminha o orçamento à Gerência de Eventos responsável para ser discutido com o Cliente.

Art. 9 - Fechado o evento, a Gerência de Eventos responsável abre o Processo Administrativo, no qual deverá constar todas as informações e documentos relativos ao Cliente e Evento, bem como colhida as autorizações necessárias. O processo administrativo será encaminhado à Gerência de Vendas, já com a designação do preposto que constará do contrato, para sua elaboração.

Art. 10 - A Gerência de Vendas elabora o contrato anexando-o ao Processo, providencia as assinaturas e encaminha uma cópia do contrato assinado para a Gerência Financeira. Após devolve o processo administrativo à Gerência de Eventos responsável, já com a via do contrato assinada, encartada ao mesmo. No caso de Contratos que envolvam serviços a elaboração do contrato fica sob a responsabilidade da Gerência Jurídica que após sua finalização deverá devolver o mesmo a Gerência de Vendas. Finalizado o procedimento contratual o processo será encaminhado para a Gerência de Eventos.

Art. 11 - A Gerência de Eventos responsável aciona as áreas de apoio necessárias para a realização do evento e requisita à Gerência de Compras a contratação de serviços.

Art. 12 - A Gerência de Compras providencia as aquisições, bem como encaminha a autorização de serviços aos fornecedores de produtos de entrega parcelada, mediante solicitação da área de Eventos.

Art. 13 - As áreas de apoio (Segurança, Estacionamento, Manutenção, ...) se organizam para dar suporte ao evento, também a partir de solicitação da área de Eventos.

Art. 14 - Após a finalização do evento a Gerência de Vendas, em conjunto, com a Gerência de Eventos responsável e as áreas de apoio envolvidas com o evento, elabora o relatório do Pós Evento. De posse do relatório do pós evento junto com o Cliente fará uma avaliação do evento emitindo Relatório Final da atividade e encaminhando-o para a Gerência Financeira e para a Diretoria de Eventos.

Art. 15 - A Gerência Financeira emite as faturas de cobrança e informa eventuais pendências do Cliente à Gerência de Eventos responsável.

Art. 16 - A Gerência de Eventos responsável após todos estes procedimentos solicitará o arquivamento do processo e fará a manutenção de seu Cliente.

Art. 17 - Este ato entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Registre-se, publique-se e cumpra-se.

São Paulo, 5 de setembro de 2003.

CELSO OLIVEIRA MARCONDES DE FARIA

Diretor Presidente