PUBLICAÇÃO 92712/00 - DAF/SMA
Este relatório tem por finalidade divulgar as atividades da Comissão Permanente de Processos Extraviados - C.P.P.E., no período de 1997 a 2000, salientando as providências tomadas que tiveram o objetivo de dificultar as possibilidades de desaparecimento de processos, e ainda conseguir recuperar a situação do assunto objeto do processo desaparecido, através de Sistemas de grande porte, gerenciados pela Companhia de Processamento do Município - PRODAM e outros métodos solicitados às Unidades municipais de acordo com a natureza do assunto.
Nestes quatro anos, esta C.P.P.E. recebeu um total de aproximadamente 1.035 (mil e trinta e cinco) denúncias de processos desaparecidos, uma média de 345 (trezentos e quarenta e cinco) ao ano.
Neste mesmo período a PMSP. Autuou um total de 1.070.028 (um milhão, setenta mil, e vinte e oito) processos, tendo encerrado um total de 1.062.070 (um milhão, sessenta e dois mil, e setenta) processos e contando com 622.339 (seiscentos e vinte dois mil, trezentos e trinta e nove) processos ativos em andamento pelas unidades municipais*.
Se analisarmos este universo de processos ativos, vamos encontrar muitos recentíssimos, com média de tramitação baixa que são autuados, resolvidos e encerrados sem nenhuma ocorrência fora do natural. Porém, encontraremos processos que constam em algumas Unidades desde 1.980, sem nenhuma tramitação posterior, sem despacho decisório, e sem continuidade do assunto ali tratado.
Devido a isso, sempre houve na Comissão o seguinte questionamento: Quais os fatores que levam ao desaparecimento de um processo na Administração Municipal? Concluímos por 2 fatores específicos:
Negligência
A negligência, ou falta de controle para com o processo, e isto esta ligado diretamente a maneira com que se trata um processo na PMSP. Quando um processo permanece anos em uma Unidade sem recebe despacho, além de prejudicar o interessado, aumenta a chance de extravio.
Conveniência
Quando existe o interesse em extraviar processos ou outros documentos, fica difícil para a C.P.P.E. coibir, pois só temos o conhecimento após o ato ter sido praticado. Caberia a Unidade responsável um maior controle e fiscalização, principalmente em unidades que analisam assuntos que ensejam o interesse no extravio visando a interrupção da ação.
Contudo, temos criado mecanismos visando intimidar esta prática, e todos os casos identificados são devidamente analisados e proposta a instauração de procedimento disciplinar junto ao Departamento de Procedimentos Disciplinares - PROCED, para apuração de responsabilidade funcional.
Sistema de Processos
O atual Sistema de Processos, foi implantado no dia 24.05.1997, em substituição ao Sistemas: de Controle e Gerenciamento de Processos S.C.G.P. (gerenciado por SMA e utilizado em toda PMSP), e aos Subsistemas Perfil de Processos (utilizado na Secretaria de Habitação e Desenvolvimento Urbano - SEHAB) e o Fluxo de Processos (utilizado na Secretaria das Administrações Regionais - SAR).
O Sistema de Processos tem a função de controlar todos os processos administrativos, especiais ou comuns, definidos nos termos da Lei 8.777 de 14.09.78, contando atualmente com um cadastro aproximado de 7.000.000 (sete milhões) de processos, englobando os exercícios de 1978 a 2000, e ainda, os exercícios anteriores, que têm seus processos cadastrados sempre que requisitados para consulta de munícipe ou unidade municipal.
Controla também todas as tramitações dos processos pelas diversas unidades municipais cadastradas no sistema, atualmente em número de 1.504, informando a data/hora de envio, a data/hora de recebimento, o operador que realizou o envio e o que efetuou o recebimento Todos os operadores cadastrados, atualmente em número de 5.989,possuem senhas individuais, que objetivamente tem que ser renovadas a cada 30 dias.
Permite ainda, varias possibilidades de controle dos processos, através de registros que são inseridos possibilitando identificar dados de um processo desaparecido, facilitando em muito as diligências da C.P.P.E. São elas:
Auditoria - possibilidade de identificar o funcionário que encaminhou e o que recebeu o processo na unidade onde ocorreu o desaparecimento. Mediante senha individual e intransferível está à disposição para tramitações feitas a partir de 1998.
Motivo do Processo - quando devidamente preenchido na autuação do processo, permite identificar o motivo pelo qual o processo foi autuado, completando a informação fornecida pelo código de assunto.
Registro de cotas/situações - permite identificar qual cota e/ou situação foi feita na tramitação do processo.
Registro do despacho - permite ao responsável pelo despacho do processo, registrá-lo no Sistema, podendo transmití-lo on-line para publicação no Diário Oficial do Município.
Além do Sistema de Processos, temos conseguido acesso a outros sistemas, gerenciados por outras Secretarias facilitam análise das denúncias de processos desaparecidos. São eles:
Sistema de Administração do Código de Edificação e Obras - SISACOE - para processos que tem assunto relacionado a imóveis (SEHAB e SAR)
Sistema Unificado de Cadastros - SUC permite conhecer a situação do imóvel, perante a PMSP, identificando a metragem, zoneamento, área construída e regularidade (SEMPLA)
Sistema de Controle e Fiscalização - permite identificar se existem multas para o imóvel, bem como a situação das mesmas perante a PMSP (SAR)
Sistema da Alvarás e Autos - sistema que antecede ao sistema SISACOE, permite consultar o teor dos alvarás e autos emitidos pelo sistema (SEHAB e SAR)
Sistema de Divida Ativa - possibilita consultar se o imóvel possui divida inscrita. (S.J.)
Processo Extraviado x Desaparecido
Um processo só é considerado extraviado quando oficialmente declarado através de resolução da C.P.P.E., publicado no Diário Oficial do Município - DOM.A denúncia de extravio indica que o processo está desaparecido mas que ainda estão sendo adotadas providências visando localizá-lo.
Em muitos casos processos desaparecidos são localizados, na própria Unidade que denunciou o extravio.
Responsabilidade Funcional
Obedecendo ao contido no Parágrafo único do artigo 46 do Decreto 15.306 de 14.09.78, a C.P.P.E., durante as diligências efetuadas na tentativa de localizar o processo desaparecido, ou dar uma solução ao assunto nele tratado, sempre que identifica indícios de má fé, adulteração, subtração e outros, com possível participação de servidores municipais, sugere no final dos trabalhos de deliberação sobre o extravio do processo, a instauração de procedimento disciplinar junto ao Departamento de Procedimento Disciplinares - PROCED, para a apuração de eventuais responsabilidades funcionais.
Para tanto são remetidas àquele Departamento, cópias de documentos e depoimentos ou manifestações prestadas, bem como todos os relatórios possíveis de serem extraídos dos sistemas consultados.
Membros da Comissão Permanente de Processos Extraviados
Tendo como base para formação as Leis 8.777/78 e 9.409/81; os decretos 15.306/78 e 16.632/80 e a Portaria 88 de 09.10.85 de PREF-GAB, a C.P.P.E., atualmente é regida pela Portaria 55/SMA-G/94, sendo constituída da seguinte forma: como responsável o Diretor do Departamento Administrativo-Financeiro - DAF, de SMA, o qual é seu Presidente e mais quatro membros efetivos, dois suplentes, um secretário e respectivo suplente, todos com atuação sempre sem prejuízo das atividades normais.
Como perfil dos atuais membros da C.P.P.E., destaca-se o conhecimento de processos na Administração Municipal, da estrutura da PMSP, da legislação em vigor referente a processos, no manuseio e compreensão dos Sistemas disponíveis, e principalmente, na capacidade de discernimento das informações obtidas, que na maioria das vezes não são condizentes com o solicitado, podendo gerar duvidas que obstruam o trabalho deliberativo da Comissão.
*Totais obtidos em 05.12.00 - Fonte - Sistema de Processos
Quantificação dos trabalhos realizados em 2000
Descrição total
Denúncias em análise ao inicio do exercício : 459
Reuniões realizadas para análise de denúncias e respostas : 91
Denúncia e/ou respostas analisadas nas reuniões : 323
Processos declarados extraviados e reconstituídos: 22
Processos declarados extraviados sem reconstituição: 11
Denúncias que resultaram em envio a PROCED , a fim de apurar responsabilidade funcional: 05
Processos localizados (com denúncia formalizada): 29
Processos localizados (já declarados extraviados): 33
Denúncia em análise ao final do exercício: 995
