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PORTARIA SECRETARIA MUNICIPAL DA FAZENDA - SF Nº 395 de 29 de Dezembro de 2017

Dispõe sobre procedimentos referentes ao recebimento de documentação externa, bem como ao funcionamento do Protocolo Geral da Secretaria Municipal da Fazenda.

Portaria SF nº 395, de 29 de dezembro de 2017.

Dispõe sobre procedimentos referentes ao recebimento de documentação externa, bem como ao funcionamento do Protocolo Geral da Secretaria Municipal da Fazenda.

O CHEFE DO GABINETE DA SECRETARIA MUNICIPAL DA FAZENDA, no uso das atribuições legais,RESOLVE:

Art. 1º Disciplinar os procedimentos referentes ao recebimento de documentação externa endereçada à Secretaria Municipal da Fazenda, e ao funcionamento do Protocolo Geral da Secretaria Municipal da Fazenda.

§ 1º Considera-se documentação externa qualquer papel, processo, expediente, carta, envelope, telegrama, encomenda, notificação, ofício, aviso e congêneres, em meio físico, quando proveniente de órgãos, entidades públicas e privadas e pessoas físicas e jurídicas.

§ 2º Não constituem documentação externa quaisquer documentos criados, elaborados ou produzidos em âmbito interno da Secretaria Municipal da Fazenda.

Art. 2º O recebimento de documentação externa será realizado obrigatoriamente pelo Protocolo Geral da Secretaria Municipal da Fazenda, ressalvadas as seguintes exceções:

I – o Conselho Municipal de Tributos – CMT, autorizado a receber diretamente documentos oriundos do Poder Judiciário ou de Comissão Parlamentar de Inquérito formada na Câmara dos Vereadores;

II – a Coordenadoria Jurídica – COJUR, autorizada a receber diretamente documentos oriundos do Poder Judiciário endereçados ao Secretário Municipal da Fazenda;

III – a Divisão de Acompanhamento do Contencioso Administrativo e Judicial – DICAJ, autorizada a receber diretamente as intimações, notificações e pedidos de informação oriundos do Poder Judiciário, quando não endereçados ao Secretário Municipal da Fazenda;

IV – os Auditores-Fiscais, autorizados a receber diretamente os documentos decorrentes de intimação remetida a contribuintes;

IV – a Praça de Atendimento, que deverá receber os documentos inerentes ao atendimento para instrução de processos ou expedientes, conforme legislação específica e relação descrita no protocolo de agendamento.

Art. 3º A Divisão de Recursos Logísticos – DILOG, vinculada à Coordenadoria de Administração – COADM, é responsável pelo Protocolo Geral, devendo disponibilizar número suficiente de servidores a fim de manter a continuidade dos serviços durante o horário de expediente.

Parágrafo único. O Protocolo Geral funcionará de segunda-feira a sexta-feira, das 9 às 17 horas.

Art. 4º O Protocolo Geral deverá emitir comprovante com a data do recebimento da documentação.

Art. 5º Os documentos recebidos pelo Protocolo Geral deverão ser carimbados com data, registrados em livro-carga aberto exclusivamente para tal fim, e encaminhados à unidade de destino da documentação, independente do conteúdo do documento.

§ 1º Caso o documento seja confidencial, deverá ser encaminhado imediatamente à unidade competente, ou ao Gabinete da Pasta, em situações omissas.

§ 2º A documentação externa declarada confidencial não pode ser violada pelo Protocolo Geral, devendo ser aberta apenas na unidade competente.

Art. 6º As unidades destinatárias deverão disponibilizar servidores aptos para recebimento da documentação externa proveniente do Protocolo Geral, que deverão:

I - assinar o livro de carga do Protocolo Geral;

II - carimbar os documentos recebidos do Protocolo Geral;

III - registrar a documentação recebida do Protocolo Geral no Sistema de Gestão de Documentos – SGD, ficando facultada esta exigência quando a documentação for diretamente autuada no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

§ 1º O procedimento previsto no inciso I deste artigo deve ser observado em caso de atualização ou substituição dos sistemas atuais.

§ 2º Devem ser observadas as disposições da Portaria SMG 61/2015, que regulamenta o procedimento para recebimento de documentos e inserção no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

Art. 7º Caso a unidade recebedora constate que a competência para análise da documentação é atribuição de outra unidade, providenciará sua autuação no SEI e encaminhará por esse sistema à(s) unidade(s) competente(s), com atenção aos prazos eventualmente estabelecidos.

Parágrafo único. O processo eletrônico recebido por unidade sem atribuição para sua análise deve ser imediatamente encaminhado à unidade competente, a fim de garantir o cumprimento dos prazos.

Art. 8º A tramitação de documentos entre as unidades da Secretaria Municipal da Fazenda não deve transitar pelo Protocolo Geral.

Art. 9º As dúvidas ou casos omissos serão dirimidos pelo Gabinete da Secretaria.

Art. 10 Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Este texto não substitui o original publicado no Diário Oficial da Cidade de São Paulo