ORDEM INTERNA 1/15 - SP/SÉ/SMSP 

DIRIGIDO: A TODOS OS SERVIDORES DA SUBPREFEITURA DA SÉ

ASSUNTO: PROCEDIMENTO A SER ADOTADO PARA AQUISIÇÃO DE MATERIAIS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS NA SUBPREFEITURA-SÉ 

O Subprefeito da Subprefeitura-Sé do Município de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas e,

CONSIDERANDO a necessidade de atender a nova estrutura no âmbito interno desta Subprefeitura, para aquisição de materiais e prestação de serviço. 

DETERMINO:

A tramitação de expedientes para aquisição de materiais e contratação de serviços e obras deverá obedecer aos seguintes procedimentos: 

1. Modalidades de licitação (concorrência, tomada de preços, convite etc.):

1.1. A unidade requisitante:

1.2. Providenciar as requisições de materiais ou contratação de serviços e obras, pautando-se pela estrita observância das rotinas estabelecidas no Decreto Municipal nº 44.279, de 24 de Dezembro de 2003 e alterações posteriores, onde deverá constar:

1.3. Especificação detalhada, quando for o caso a elaboração de projeto.

1.3.1 Necessidade de apresentação de catálogo, ficha técnica, amostra e/ou outros documentos específicos conforme o caso vier a exigir;

1.3.2. Na contratação de serviços e obras, prazo de vigência c/ou execução e respectiva garantia;

1.3.2.1. Indicará o responsável pelo recolhimento da ART (Anotação de Responsabilidade Técnica), quando for o caso.

1.3.3. Discriminação do local e prazo de entrega c/ou execução;

1.3.4. É imprescindível a justificativa de contratação ou aquisição;

1.3.5. Indicação do responsável pelo pedido de aquisição c/ou contratação;

1.3.6. Parecer conclusivo quanto a aquisição do Coordenador da área respectiva

1.3.7. No caso de serviços de engenharia, diante das especificações técnicas apresentadas pela unidade requisitante, a consulta de preços será realizada pela competente Supervisão de Suprimentos;

1.3.8. Verificar a existência ou não da Ata de Registro de Preços vigente, da Prefeitura do Município de São Paulo, e quando existir proceder à juntada do extrato da respectiva Ata e publicação atualizada dos preços;

1.3.9. Requisição de bens de consumo é de responsabilidade exclusiva da Supervisão de Suprimentos.

1.4. A Supervisão de Suprimentos deverá no prazo de 10 (dez) dias:

1.4.1. Informar o consumo mensal e estoque do almoxarifado;

1.4.2. Informar, com relação à última compra ou prestação de serviço: data, preço, fornecedor e quantidade, quando for o caso;

1.4.3. Verificar a existência ou não da Ata de Registro de Preços vigente, da Prefeitura do Município de São Paulo, e quando existir proceder à juntada do extrato da respectiva Ata e publicação atualizada dos preços;

1.4.4. Informar o número do CATMAT (Catálogo de Materiais) ou do CATSERV (Catálogo de Serviços), conforme o caso.

1.4.5. Juntar no mínimo 03 (três) propostas, com prazo de validade não inferior a 60 (sessenta) dias, devendo constar planilha com a identificação das empresas consultadas com o CNPJ e valor médio total por item e total global.

1.4.6. Encaminhar a Coordenadoria de Administração e Finanças.

1.5. A Coordenadoria de Administração e Finanças, deverá:

1.5.1. Avaliar a viabilidade econômica da aquisição/contratação, aprovando ou não sua efetivação.

1.5.2. No caso de não aprovação, encaminhar a Requisição do material/contratação de serviços para arquivo da Unidade Requisitante.

1.5.3. No caso de aprovação, a Supervisão de Finanças providenciará a reserva de recursos e encaminhará o processo com antecedência mínima de 90 (noventa) dias a Divisão de Licitação e Contratos.

1.6. A Divisão de Licitação e Contratos examinará a modalidade providenciará a elaboração do Edital e minuta do Termo de Contrato, quando for o caso.

1.6.1. A remessa para análise e aprovação dos questionamentos técnicos das Unidades interessadas fica a critério da Divisão de Licitação e Contratos, diante da necessária especificidade.

1.6.2. Após análise Técnica da minuta do Edital, o processo será encaminhado a Divisão de Licitação e Contratos.

1.7. O Assistente Técnico Jurídico da Divisão de Licitação e Contratos, ficará incumbido de providenciar:

1.7.1. O Exame do Edital, exarando parecer jurídico, para subsidiar a decisão da autoridade competente;

1.7.2. Elaboração do despacho autorizatório.

1.7.3. Encaminhamento à autoridade competente.

1.8. A autoridade competente, deverá:

1.8.1. Examinar o despacho autorizatório, e aprovando a assinará o respectivo despacho, com posterior encaminhamento a Comissão Permanente de Licitação;

1.8.2. Sendo contrária a contratação, encaminhará a Unidade Requisitante;

1.8.3. Encaminhamento dos autos ao Presidente da Comissão de Licitação para análise e apontamento de eventuais alterações no edital com a aprovação rubricar e assinar;

1.9. A Divisão de Licitação e Contratos:

1.9.1. Elaboração do conteúdo para publicação no Diário Oficial da Cidade de São Paulo e no site www.e-negocios.com.br.

1.9.1.1. O conteúdo de publicação deverá ser enviado por e-mail ao responsável pela Publicação

1.9.2. A data da licitação, divulgação bem como publicação do extrato do edital, respeitando os prazos estipulados na legislação em vigor.

1.10. A Comissão Permanente de Licitação providenciará:

1.10.1. Operar o sistema eletrônico de compras, por meio de utilização da Bolsa Eletrônica - BEC ou do Portal de Compras do Governo Federal – COMPRASNET do Decreto 54.102/13; conforme o caso

1.10.1. Recebimento dos envelopes de documentação/proposta, lavrando-se o respectivo termo.

1.10.2. O processamento da licitação, respeitadas as disposições constantes da Lei Federal nº 8.666/93 e da Lei Federal nº 10.520/02, lavrando-se a Ata Circunstanciada;

1.10.3. O julgamento e a classificação das propostas, de acordo com os critérios de avaliação constantes do edital, lavrando-se a Ata Circunstanciada, devidamente assinada pelos membros da Comissão Permanente de Licitação dos atos da adjudicação e elaboração do Despacho de homologação, se for o caso;

1.10.4. A oitiva prévia da unidade requisitante, quanto às amostras, catálogos e outros, se julgar conveniente, justificadamente pela unidade requisitante;

1.10.5. O presidente da Comissão Permanente de Licitação exarará parecer com manifestação dos procedimentos adotados;

1.10.6. O Assistente Técnico Jurídico da Divisão de Licitações e Contratos ficará incumbido de elaborar parecer jurídico constando se todos os procedimentos legais foram devidamente cumpridos e providenciará o despacho de homologação para análise e assinatura do Subprefeito;

1.10.7. A Divisão de Licitações e Contratos, providenciará publicação do despacho de homologação nos termos do item 2.9.1.1 e o encaminhamento à Coordenadoria de Administração e Finanças.

1.11. A Coordenadoria de Administração providenciará o empenhamento da despesa, entregando-o ao fornecedor.

1.12. A Divisão de Licitação e Contratos, providenciará:

1.12.1. Numeração e assinaturas do contrato e ordem de execução de serviços conforme o caso;

1.12.2. Encaminhamento à Unidade Gestora, responsável pela fiscalização do serviço ou recebimento do material, para expedição de ordem de inicio quando for necessário.

2. Para os casos que não for possível o prosseguimento da contratação no presente exercício, a Unidade requisitante deverá providenciar o cancelamento da reserva junto à CAF.

3 – Específico para Dispensa de Licitação

3.1. O interessado providenciará as requisições de materiais ou contratação de serviços e obras, pautando-se pela estrita observância das rotinas estabelecidas no Decreto Municipal nº 44.279, de 24 de Dezembro de 2003 e alterações posteriores, onde deverá constar:

3.1.1. Especificação detalhada da Unidade Requisitante;

3.1.2 Necessidade de apresentação de catálogo, amostra e/ou outros documentos específicos conforme o caso vier a exigir;

3.1.3. Na contratação de serviços, prazo de vigência c/ou execução e respectiva garantia;

3.1.4. Discriminação do local e prazo de entrega c/ou execução;

3.1.5. É imprescindível a justificativa de contratação ou aquisição;

3.1.6. Indicação do responsável pelo pedido de aquisição c/ou contratação;

3.1.7. Encaminhará a Coordenadoria de Administração e Finanças.

3.2. A coordenadoria de Administração e Finanças, deverá:

3.2.1. Avaliar a necessidade da aquisição/contratação, aprovando ou não a sua efetivação;

3.2.2. No caso de não aprovação, encaminhar a Requisição de material/contratação de serviços para arquivo da Unidade Requisitante.

3.2.3. No caso de aprovação, o processo será encaminhado a Supervisão de Suprimentos que é de responsabilidade exclusiva a aquisição de bens de consumo.

3.3. A Supervisão de Suprimentos, deverá no prazo de 10 (dez) dias:

3.3.1. Informar, com relação à última compra ou prestação de serviço: data, preço, fornecedor e quantidade, quando for o caso;

3.3.2. Informar o consumo mensal e estoque do almoxarifado;

3.3.3. Verificar a existência ou não da Ata de Registro de Preços vigente, da Prefeitura do Município de São Paulo, e quando existir proceder à juntada do extrato da respectiva Ata e publicação atualizada dos preços;

3.3.4. Informar o código do CATMAT (Catálogo de Materiais) ou do CATSERV (Catálogo de Serviços), conforme o caso.

3.3.5. Juntar no mínimo 03 (três) propostas, com prazo de validade não inferior a 60 (sessenta) dias, devendo constar planilha com a identificação das empresas consultadas com o CNPJ e valor médio total por item e total global.

3.3.6. Encaminhará para a Supervisão de Finanças.

3.4. A Supervisão de Finanças, deverá:

3.4.1. Providenciar a reserva de recursos, considerando a média contratual;

3.4.2. Encaminhará para a Divisão de Licitação e Contratos.

3.5. A Divisão de Licitação e Contratos, deverá:

3.5.1. Operar o sistema eletrônico para dispensa de Licitação, por meio de utilização da Bolsa Eletrônica - BEC ou do Portal de Compras do Governo Federal - COMPRASNET;

3.5.2. Juntar os registros em processo administrativo com o relatório SICAF e o Relatório de Credenciamento – Nível I da empresa melhor classificada.

3.5.3. Encaminhar a Supervisão de Suprimentos.

3.6. A Supervisão de Suprimentos, deverá:

3.6.1. Anexará os seguintes documentos do menor preço ofertado, Proposta de Preços, Certidão Negativa de Débito para com o Sistema de Seguridade Social, Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, Certidão Negativa da regularidade quanto aos encargos tributários municipais referentes à atividade e prova de regularidade com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviços (FGTS) e que não constem no cadastro SICAF.

3.6.2. Encaminhar a Divisão de Licitação e Contratos.

3.7. A Divisão de Licitação e Contratos, deverá:

3.7.1. Verificar a regularidade de todos os documentos apresentados;

3.7.2. Efetuar a Adjudicação do Objeto;

3.7.3. Encaminhar a Coordenadoria de Administração e Finanças.

3.8. A Coordenadoria de Administração e Finanças, deverá:

3.8.1. Dar ciência dos procedimentos adotados;

3.8.2. Encaminhar a Divisão de Licitação e Contratos.

3.9. O Assistente Técnico Jurídico, ficará incumbido de:

3.9.1. Examinar a legalidade e a viabilidade de aquisição ou contratação de serviços;

3.9.2. Elaborar parecer indicando a fundamentação legal da aquisição ou contratação de serviços, para subsidiar a decisão da autoridade competente;

3.9.3. Elaborar o despacho autorizatório.

3.9.4. Encaminhar à autoridade competente.

3.10. A autoridade competente, deverá:

3.10.1. Examinar o despacho autorizatório, e aprovando a emissão da Nota de Empenho, encaminhar a Divisão de Licitação para a publicação no Diário Oficial da Cidade de São Paulo;

3.10.2. O conteúdo da publicação deverá ser enviado por e-mail ao funcionário responsável pela publicação;

3.10.2. Encaminhamento do processo à Supervisão de Finanças.

3.11. A Supervisão de Finanças, deverá:

3.11.1. Efetuar o empenhamento, entregando-o ao fornecedor;

3.11.2. No caso de aquisição, encaminhar a Supervisão de Suprimentos, para emissão da Nota de Fornecimento.

3.11.3. No caso de contratação de serviços que resulte na lavratura de ordem de execução de serviços, encaminhar os autos para a Divisão de Licitação e Contratos.

3.11.4. Encaminhar o processo a Unidade Requisitante.

4. A presente Ordem Interna vincula as Coordenadorias, Supervisões, Assessorias e Unidades requisitantes que estejam envolvidas no procedimento licitatório e a inobservância injustificada, eventualmente, poderá gerar procedimento de averiguação.